Siga los siguientes consejos para optimizar su base de datos antes de empezar a usarla en sus estrategias de marketing

Construir una base de datos tiene poco valor si las empresas que lo hacen no saben cómo aprovechar los contactos que registran. Es así de simple. Tanto si se trata de cumplir objetivos comerciales como de fortalecer la relación con los usuarios, las bases de datos pueden transformarse en herramientas muy potentes, que aportan a la creación de estrategias de comunicación realmente efectivas.

La razón es que cuando una empresa aprende a trabajar con su base de datos establece contacto con un grupo clave: las personas quienes alguna vez ya se interesaron por lo que su empresa ofrece. Eso quiere decir que, probablemente, están más dispuestos a oír lo que usted quiere decirles y están más abiertos a compartir lo que piensan sobre sus productos y servicios.

Ahora, antes de activar su base de datos para enviar y recibir información, su empresa debería prestarle atención a los siguientes 5 puntos. Una vez los solucione su base de datos estará lista para poder sacarle el máximo provecho a todos sus contactos.

Lo primero que debería preguntarse su empresa es qué quiere lograr con la activación de su base de datos. No me refiero a un objetivo en números, sino a un objetivo estratégico. Por ejemplo, puede que quiera hacer un lanzamiento, invitar a que se suscriban a un newsletter, enviar información relacionada al negocio, pedir retroalimentación sobre un producto/servicio, enviar ofertas para impulsar ventas o crear una experiencia única para los usuarios.

En cualquier caso, antes de activar a los contactos en su base de datos, es necesarios saber qué quiere lograr, cómo esa actividad se va a mantener a través del tiempo y cuál es el alcance de la misma. Una empresa que habla ocasionalmente, solo cuando necesita algo de los usuarios, es una empresa que va a recibir muy poco de ellos. En ese sentido, la clave es crear mensajes de calidad y ser constante , pero sin necesidad de ser invasivo.

Es posible que su empresa tenga varias bases de datos, construidas a través de distintos canales como Facebook, su página web, los registros físicos en las tiendas o el call center que se encarga de prestar servicio al cliente. Centralizar esa información en un solo lugar le permite organizarla y tener un panorama más completo de todos su contactos, sin importar si decide hacerlo en un archivo de Excel o en un CRM para pymes.

Si lleva mucho tiempo construyendo una base de datos que ha estado inactiva, este paso es especialmente importante para dimensionar de forma realista el potencial de su base y luego medir la efectividad de sus esfuerzos. En general, la idea es filtrar la data para descubrir cuál es la información de calidad y eliminar toda aquella que no lo sea.

Por ejemplo, si lo que quiere es revisar la calidad de los correos electrónicos asociados a un nombre en tu base, puede hacer un envío preliminar para identificar quiénes abren sus correos, qué correos ya no existen, qué correos están duplicados, qué correos están mal escritos, quiénes hacen clic en el contenido y otros indicadores de actividad. La prueba gratuita de una herramienta para envíos de correos electrónico puede ser suficiente para hace este ejercicio.

Una vez tenga un objetivo claro, centralice la información y haga un filtro preliminar, debería segmentar a sus contactos. Independientemente de cuál es la actividad de su negocio, lo más probable es que no quiera comunicarle el mismo mensaje a todas las personas, en buena medida, porque no todas comparten las mismas características.

En ese sentido, la segmentación puede ser tan simple o compleja como usted quiera. ¿Va a segmentar por género? ¿Por edad? ¿Por ubicación geográfica? ¿Según los productos o servicios que le han comprado? ¿Según la frecuencia de compra? Hay muchas posibilidades para establecer los criterios con los cuales va a segmentar, crear listas de usuarios específicos y adaptar sus mensajes para cada uno de ellos.

Relacionar su base de datos a un sistema de analítica web significa que el equipo que se encargue de gestionar esa base para propósitos comerciales, de mercadeo o de servicio al cliente, debe tener muy claro cómo va a medir el desempeño de los esfuerzos dirigidos hacia esos contactos. Para hacerlo, los servicios de envío de correos electrónicos, las plataformas de pauta digital y las distintas redes sociales, tienen herramientas de analítica que permiten hacer seguimiento, medir la efectividad de cada acción y tomar decisiones sobre cómo hablarle a los contactos en cada lista.

¿Ya conoces Google Analytics? Una mirada a la herramienta de medición que no puede faltar en tu pyme.

Finalmente, aunque ya debería estar claro para cualquier empresa que haya estado recolectando datos personales, es indispensable tener una política de tratamiento de datos personales. Así se evita los problemas legales y puede comenzar a sacarle provecho a cada uno de sus contactos.