¿Por qué implementar procesos automatizados en su empresa?

Automatizar procesos puede generar temor en las empresas que nunca lo han hecho. Sin embargo, no es necesario ser un experto en desarrollo tecnológico ni en temas digitales para utilizar herramientas que automaticen algunas tareas en su empresa. Acceder a ellas y administrarlas es bastante simple. Y una vez lo haga, puede lograr que los procesos sean más eficientes, que sus equipos no se consuman en tareas desgastantes y que el tiempo que antes gastaban en esas tareas pueda ser invertido en acciones que generen un impacto mayor en su negocio.

Ahora, ¿por dónde debería comenzar? Lo ideal sería hacerlo por aquellos procesos que impliquen una variación mínima en su operación, pero que liberen una gran cantidad de carga o de tiempo para sus empleados. En ese sentido, cuando esté evaluando qué procesos automatizados quiere incluir, es clave que ponga en la balanza los beneficios de automatizar frente a la facilidad de hacerlo. Así las cosas, su empresa debería darle prioridad a aquellos procesos que tienen un gran beneficio y son simples de automatizar. Veamos algunas posibilidades.

Prácticamente todos los temas transaccionales de una empresa pueden ser automatizados a través de los portales empresariales que ofrecen los bancos y de otras aplicaciones. En el caso de los bancos, su pyme puede automatizar el desembolso de los pagos relacionados a nómina y proveedores, de tal forma que solo deba revisar el reporte bancario para confirmar que las operaciones se llevaron a cabo y revisar el estado de su cuenta.

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En cuanto a las aplicaciones, existe un abanico amplio de herramientas pagas y gratuitas para crear alertas y generar automáticamente el envío de facturas recurrentes a sus clientes. Además, esas aplicaciones le ayudan a crear y modificar sus formatos de facturación de manera muy simple, para adaptarlos a las condiciones específicas de cada cliente. Así su empresa puede simplificar la tarea de crear, enviar y organizar cada factura.

Los asuntos de servicio al cliente pueden llegar a ser delicados y hacer que un robot responda por ellos de forma automática, aunque es posible y no está fuera de los límites de su empresa, puede no ser el mejor camino todavía. En cambio, tener una herramienta que centralice y organice cada contacto atendido por su servicio al cliente a través del teléfono, el buzón del sitio web o las redes sociales, puede ser muy poderosa.

Con ella, además de tener un registro exacto de cada interacción con sus clientes en un solo lugar, usted va a ahorrar mucho tiempo cuando quiera buscar y consultar un caso, las personas de su equipo van a tener acceso a la información completa cuando necesiten intervenir, y sobretodo, usted podrá monitorear y entender mejor cómo su pyme está tratando a sus clientes.

Sin ninguna duda, una de las herramientas más potentes que una pyme podría incluir en sus esfuerzos de mercado es una herramienta de CRM, a través de la cual pueda generar prospectos, hacerles seguimiento, convertirlos en clientes y luego gestionar la relación con cada uno de ellos. Conectada a una plataforma de envío de correos o a través del mismo CRM, su empresa puede crear listas de envío de correos automatizados según los criterios que usted defina.

Así las cosas, por ejemplo, usted podría automatizar un correo que se envié a todas las personas que se registren en su sitio web, otro para todas las que escriban en el buzón de contacto, uno más para quienes hagan recompra en su tienda online, y finalmente, otro que alerte sobre el vencimiento de un producto o de un servicio e invite a esa persona específica a renovarlo.

Lo más probable es que si su empresa tiene un sitio web, un blog o una tienda en línea, usted tenga conectada una herramienta de analítica web para recopilar data que le ayude a entender cómo se comportan las personas cuando visitan esos sitios y luego analizar cómo mejorar esa experiencia. Sin embargo, revisar la data, especialmente cuando se trabaja con grandes volúmenes de ella, puede ser un proceso frustrante y de un consumo de tiempo alto.

Para esos casos, existen herramientas diseñadas para extraer esa información y crear reportes automatizados, que son enviados a su correo con la data descompuesta según los criterios que usted elija. Se trata de reportes diarios, semanales o mensuales, que son más fáciles de digerir y que reducen la cantidad de tiempo que una persona puede perder extraviada en el mar de datos de la herramienta de analítica. Incluso, puede recibir esa información de forma constante y en tiempo real, a través de aplicaciones para crear tableros de datos.