¿Cómo hacer un flujo de caja efectivo sin morir en el intento?

Tener una pequeña o mediana empresa implica, dentro de muchas otras cosas, que conozca sus movimientos financieros. Para guiar a su empresa por el camino indicado y garantizar su sostenimiento y crecimiento sin caer en un estrés financiero que la ponga en aprietos, es indispensable tener un flujo de caja organizado que exprese qué está pasando con su compañía.

Un flujo de caja es un informe financiero que se llena mes a mes, el cual expone la dinámica del efectivo de su compañía; es decir, le muestra el dinero que está entrando y los compromisos que debe cubrir con ese capital. Por eso, este informe es clave a la hora de tomar decisiones acertadas para su negocio.

Pero a pesar de su importancia, algunas pymes —quizás incluida la suya— no cuentan con un flujo de caja que exponga su estado real, debido a que se enredan al momento de organizar la información contable del negocio. Basado en mi experiencia, sé que no es fácil hacerlo. Por eso, le voy a enseñar en 4 sencillos pasos cómo hacer o construir de forma rápida y efectiva un flujo de caja para su negocio. El resultado: tener la tranquilidad de que cada decisión que tome con su efectivo será la correcta.

Lo primero que debe hacer para crear su flujo de caja es identificar las fuentes de ingreso de su compañía. Probablemente la mayoría de sus ingresos vengan de sus ventas. Pero hay algo para tener muy presente en este punto: es importante que especifique si su compañía vende todo de contado o si, por el contrario, ofrece sus productos y servicios a crédito. En este segundo caso, la fuente principal de ingresos de su negocio sería la recuperación de cartera, en donde los intereses entran a jugar un papel primordial. Es decir, debe identificar qué cuentas ya le pagaron, cuáles aún le deben y qué plazo de pago tiene cada cliente. Así podrá saber cuánto dinero le entra cada mes y de esta manera puede proyectar sus próximos flujos de caja.

Pero seguramente el dinero que le entra a su negocio no viene únicamente de sus ventas. Piense en todos los posibles ingresos que puede tener su empresa: ¿aportes de los socios?, ¿créditos bancarios?, ¿subsidios de empresas públicas?, ¿anticipos de clientes?, etc. Haga una lista con los ingresos que identificó y póngalos en su flujo de caja. Existe la posibilidad de que no todos se presenten cada mes, pero es importante que ya los tenga en mente y les dé un lugar en su informe.

Ya identificó de dónde proviene el dinero que le entra a su compañía. Ahora, el segundo paso es incluir en su flujo de caja los costos fijos de su empresa; es decir, los compromisos que tiene que cumplir cada mes, que no son variables y no son alterados por cambios imprevistos. Por ejemplo, piense en el arriendo de su oficina o de una bodega, los servicios públicos, los seguros que su compañía tenga, las cuotas de crédito que paga a las entidades bancarias (sin olvidar incluir los intereses de sus préstamos), etc.

Otro de los costos fijos, y quizá uno de los más importantes, es el pago de nómina. Dentro de la nómina se encuentran otros elementos como las prestaciones sociales y las liquidaciones que deba hacer. Todos estos costos fijos los debe respaldar con los ingresos que identificó en el primer punto.

Ahora que conoce qué es y cómo hacer un flujo de caja y cuáles son los factores esenciales que debe tener en cuenta al momento de hacerlo, se estará preguntando ¿por dónde empezar? ¿Cómo organizo mi información contable? Usando nuestra herramienta de flujo de caja podrá tener todos los datos financieros de su empresa en un solo documento y estar tranquilo porque las cifras de su informe realmente muestran el estado actual de su negocio. Descárguela aquí y empiece a usarla en su negocio.

Si su flujo de caja no determina las decisiones de su negocio, le damos cuatro razones para que lo haga.

El último paso para crear su flujo de caja es registrar los costos de producción o de venta. En otras palabras, esos gastos que debe hacer para mantener a su empresa: el equipo, la materia prima y el mantenimiento de la maquinaría, entre otros. Piense en todos esos costos operativos que debe cubrir para que su empresa sobreviva e inclúyalos.

Recapitulemos: ya tiene identificadas las fuentes de ingreso. Al sumarlas le da una cantidad de dinero, a la cual le debe restar sus costos fijos, sus cuentas por pagar y sus gastos de producción. Al final, ya tendrá su flujo de caja elaborado: empezará con un saldo inicial y terminará con un saldo final. Y en ese momento sabrá si lo que gana supera lo que gasta o viceversa; o sea, si tiene un flujo de caja positivo o negativo.

Como último consejo, le sugiero que experimente con tu flujo de caja. En mi experiencia, llegar al flujo de caja ideal lleva tiempo. Duré construyendo el flujo de caja para la empresa aproximadamente dos o tres meses, pero finalmente logré lo que quería. Hoy en día es un informe confiable al que los socios y dueños acuden. Explore, cámbielo si es necesario, y no descanse hasta ver que los números coinciden con lo que realmente está pasando en su negocio.

Ahora que sabe qué es y cómo hacer un flujo de caja y cuáles son los factores esenciales que debe tener en cuenta al momento de hacerlo, se estará preguntando ¿por dónde empezar? ¿Cómo organizo mi información contable? Usando nuestra herramienta de flujo de caja podrá tener todos los datos financieros de su empresa en un solo documento y estar tranquilo porque las cifras de su informe realmente muestran el estado actual de su negocio. Descárguela aquí y empiece a usarla en su negocio.