Planeación financiera: consejos para manejar el flujo de caja de una empresa

Imagine que es principio de mes, está en su casa y necesita definir un presupuesto para conocer si el dinero que entró es suficiente para cubrir todas sus obligaciones. Entonces planea diferentes estrategias para distribuir su capital de la mejor forma posible: un porcentaje para el arriendo, otro poco para los servicios públicos, una buena cantidad para el estudio de sus hijos y una proporción significativa para el fondo de ahorro familiar. Una vez haya hecho esto, podrá saber si su saldo final es negativo o positivo; es decir, si sus gastos superan tus ingresos o si por el contrario le sobra plata después de haber pagado todas sus deudas y responsabilidades. Las dos situaciones, sean favorables o no, le exigirán tomar decisiones, bien sea mirar qué gasto puede reducir para superar el déficit o determinar cómo invertirá el dinero excedente.

Así como toma decisiones en su hogar basados en sus ingresos y en lo que gasta, lo mismo debería ocurrir en su empresa: el flujo de caja es la herramienta empresarial que revela el estado actual de su negocio y lo orienta sobre cómo debe actuar en un futuro cercano.

Si bien es cierto que el flujo de caja es distinto en su empresa que en la de tus colegas, hay algo que seguramente hacen igual: ambos realizan su planeación financiera con base en cómo lo interpretan. Y si no es así, debería hacerlo. ¿Por qué? Pues bien, el flujo de caja le va a notificar cuando está haciendo las cosas bien y, aún más importante, alertar cuando los números de su negocio están en rojo. Dependiendo de su análisis deberá mover sus fichas según lo crea conveniente. Le doy 4 razones por las cuales debe actuar según lo que le diga su flujo de caja:

Un primer consejo al momento de analizar su flujo de caja es que le crea. Es decir, que confíe en que lo que le muestra coincide con la realidad. Una de las cosas más importantes que va a decirle su flujo de caja empresarial es si el estado de su compañía es óptimo y si su negocio está caminando hacia el lugar deseado.

Por ejemplo, al mirar la diferencia entre sus ingresos y sus gastos, conocerá su saldo o flujo neto, lo que indica la liquidez de la empresa. Si este número es positivo, puede respirar tranquilo: tiene un superávit, o sea cuenta con dinero sobrante. En otras palabras, su flujo de caja le está diciendo que está haciendo las cosas bien. Ahora bien, cuando tiene un superávit debe tomar una decisión acertada. Deberá preguntarse: ¿qué puedo hacer con ese dinero? Quizá lo más acertado sea invertir esos recursos que sobran en algo que mejore el desempeño de su negocio; por ejemplo, en maquinaria productiva, softwares especializados o en la contratación de nuevos colaboradores.

Uno de los objetivos principales del flujo de caja es mostrarle las necesidades puntuales que tiene de capital de trabajo; es decir, cuánto dinero necesita invertir para llevar a cabo sus actividades con normalidad en un corto plazo.

Con base en esto, tomará decisiones sobre cómo soportarlo y garantizar la operación de su negocio sin problemas. Por ejemplo, imagine que está comenzando un nuevo proyecto y necesita insumos y más personas. Entonces, su capital de trabajo aumentará y es ahí donde debe analizar si sus ingresos son suficientes para esos nuevos gastos. Si no es así, tiene que pensar en solicitar un crédito, negociar directamente con el proveedor o agilizar el cobro de cartera, entre otras estrategias.

Quizás uno de los retos más grandes de la planeación financiera de su empresa es que los ingresos coincidan con los compromisos. Si en un momento esto no ocurre y sus gastos sobrepasan la cantidad de dinero que le entra, está en problemas. Cuando esto pasa, se le llama un estrés financiero.

Pero tranquilo, esto no indica necesariamente que hay algo malo en la forma como está operando. En muchas ocasiones, un estrés financiero se presenta por cambio de planes de terceros. Por ejemplo, piense en lo que pasaría si, por inconvenientes de último minuto, un cliente no le abona el dinero que estaba esperando y con el que pensaba cubrir uno o dos gastos. Ahí sus cálculos no funcionan y sus números terminan en negativo por causas ajenas a su negocio. Ese será el momento de priorizar sus necesidades y destinar el dinero que tiene a eso, analizando qué cuentas puede dejar para el siguiente mes y cuáles debe pagar de inmediato.

Aprenda hacer un flujo de caja sin morir en el intento

Cuando crea su flujo de caja y además tiene clara su información financiera —bien sea valor de su nómina, promedio de sus ventas y capital que recauda por cobro de cartera, entre otros— puede proyectarlo a los próximos meses. Pero hay que saber hasta cuándo puede hacerlo. Por ejemplo, tiene un cliente que pronto terminará de pagar su crédito: si su plazo se vence en 3 o 6 meses, podría calcular cuánto efectivo le entrará hasta ese momento y planear sus movimientos financieros según esta información. O al menos esa es mi recomendación. Quizá si lo hace a más tiempo, los números no sean tan reales.

Recuerde que debe tener la información necesaria para poder calcular los ingresos y los gastos de los próximos meses. Si hay algo que no tiene claro o que no puede anticipar sin un alto porcentaje de seguridad, es mejor que solo lo proyecte a pocos meses. Esto le dará tranquilidad y podrá tomar decisiones mucho más acertadas.

Sin duda alguna, el flujo de caja de su compañía debe ser la herramienta que lo guíe en todas las decisiones financieras que tome en su negocio. Y algo importante que no puede olvidar es que muchas veces tendrá que planear durante el camino y que si se presenta una crisis deberá planear de nuevo. Tener que reorganizar su flujo de caja no es malo, lo malo es no reaccionar de inmediato.

Ahora que ha recibido asesoría de un experto sobre qué decisiones podría tomar con base en el análisis de su flujo de caja, en Py+ queremos saber cuáles han sido los aprendizajes que ha tenido su negocio en este aspecto: ¿Ha tenido alguna vez un flujo de caja negativo? ¿Cómo ha superado una situación de estrés financiero? ¿Qué consejo le daría a otras pymes para mantener un flujo de caja equilibrado? Inicie una conversación e intercambie conocimiento con otros empresarios.

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