¿Firma digital o firma electrónica? Esta la necesita para facturar electrónicamente

Ahora, con la implementación de la factura electrónica, existe una nueva forma de validar las facturas y es a través de la firma digital. Antes, las facturas que eran de papel contenían la información del negocio, el detalle de la transacción, valor e impuestos, número de facturación, entre otros datos que garantizaban su validez ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

En el 2020, con la entrada de la obligatoriedad de la facturación electrónica para diversas pymes y entidades, la validación de estos documentos requiere de una firma digital o certificado digital.

La firma digital es un tipo de marca que sirve para firmar documentos electrónicos –facturas electrónicas, declaraciones tributarias, entre otros– pero que se encuentra cifrada o encriptada, cuenta con un sello de garantía, es única para cada negocio y tiene altos niveles de seguridad.

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La firma digital solo puede interpretarse con una contraseña o clave y les garantiza a los empresarios que facturan electrónicamente tres aspectos fundamentales: la autenticidad, pues permite identificar la identidad del negocio que firma; la integridad, ya que evita la alteración de los datos (falsificaciones), y la confidencialidad, porque mantiene en reserva la información privada de los mismos.

Además, la firma digital está reglamentada por el Decreto 2364 de 2014 y tiene como finalidad el aumento de la seguridad y respaldo a las transacciones realizadas por internet. Lo anterior se debe a que estas firmas digitales están compuestas por códigos, contraseña, datos biométricos y claves criptográficas privadas.

Asimismo, existe la firma electrónica, que no debe confundirse con el concepto de firma digital, ya que son dos cosas distintas. La firma electrónica es la versión digital de lo que vendría siendo la firma escrita en papel de una persona, pero no es válida para firmar facturas ya que no les otorga validez, es gratuita y se puede conseguir en la DIAN.

Mientras que la firma digital debe ser adquirida a través de proveedores autorizados, tiene un costo y es válida para la facturación electrónica.

La DIAN tiene como requisito principal el uso de una firma digital vigente para poder facturar electrónicamente, lo que permite llevar un control de seguridad y autenticidad de estos documentos.

Adicionalmente, para poder firmar de manera digital las facturas electrónicas se debe contar primero con un proveedor tecnológico de facturación electrónica o con un software.

Existen tres opciones para acceder a un poveedor de facturas electrónicas, puede ser: desarrollo propio, usar el software de la DIAN o contratar a un tercero que esté aprobado y aparezca en el listado publicado en la página web de la entidad.

Algunos proveedores de facturación electrónica ofrecen el certificado de firma digital dentro de sus servicios. Este es el caso de Factura 1, uno de los primeros operadores de facturación electrónica registrados y autorizados en la DIAN.

En Pymas, portal de emprendedores, queremos ayudar a nuestros lectores a obtener sus firmas digitales, por eso gracias a la alianza entre Davivienda, Py+ y Factura 1 podrá acceder, con tarifas diferenciales y asesoría personalizada, a alguno de los tres planes de facturación electrónica que ofrece este proveedor. Estos le proporcionan el servicio de certificación de firma digital, de esta manera se le facilitará cumplir con este requerimiento dentro de su proceso para convertirse en facturador electrónico. Estos son los servicios a los que puede acceder:

Recurrir a un proveedor de facturación electrónica puede facilitarle el camino a ser facturador digital y a lograr el cumplimiento de los requisitos que esto conlleva, en especial, la adquisición del certificado de firma digital y el software para facturar. ¡Anímese a probar nuestra alianza con Factura 1 y agilice así su proceso!

Fuentes consultadas:

Ezequiel Freire. El ABC de la firma digital para Facturación Electrónica. En: https://escuela-emprendedores....

Dayhana Correa Sanchez. ¿Cómo Facturar Electrónicamente? Dian (Colombia). En: https://www.youtube.com/

Siigo. La firma digital en la facturación electrónica. En: https://www.siigo.com

DIAN. La verdad detrás de la solución de facturación gratuita DIAN y el certificado de firma digital gratuito. En: https://www.dian.gov.co/

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