Gestione la nómina online de su empresa de forma fácil, rápida y segura

Hoy en día, cuando de pagar nóminas se trata, las pymes modernas, ágiles y eficientes se caracterizan por tres buenas prácticas. En primer lugar, autogestionan la tarea sin gastar dinero pagándole a otra empresa que preste ese servicio. En segundo, invierten poco tiempo y poca energía en completar todo el proceso cada mes. Y en tercero, que es lo más importante, lo hacen a través de un canal digital, dejando atrás los riesgos de ir al banco, retirar altas sumas de dinero, transportarlas de vuelta al lugar de trabajo y entregar mano a mano lo que le corresponde a cada uno de sus empleados.

Ahora bien, ¿cómo lo hacen las pymes modernas y cómo su empresa también puede hacerlo de forma simple? La respuesta está en encontrar un banco con un portal transaccional específico para pymes, que le ofrezca la posibilidad de autogestionar y programar sus pagos de nóminas sin tener que ir a ninguna oficina, todo online, sin hablar con ningún asesor y sin utilizar papel moneda. A continuación, vamos a explorar paso a paso el proceso de configurar y administrar esos pagos a través de un portal para empresas como la suya. Se trata de una solución tan simple, segura y práctica que ninguna pyme debería dejar de hacerlo.

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El usuario administrador es el encargado de gobernar todos los movimientos en el portal transaccional pyme, incluyendo los pagos de nóminas. Se trata de un usuario único, que además de tener la responsabilidad de crear los perfiles para otros usuarios y de monitorear sus movimientos, es quien recibe y envía vía correo electrónico las notificaciones que confirman la fecha, el valor y los demás detalles de los pagos que se realicen. A grandes rasgos, esta es la persona que se encarga de establecer los parámetros generales para realizar los pagos y de definir las funciones y los límites para otros usuarios.

Como uno de los mecanismos de control y seguridad, un portal transaccional debería ofrecer la opción de crear usuarios con roles específicos que funcionen como filtros para cada desembolso, bien sea para realizar compras en internet, hacer los pagos de proveedores o realizar los pagos de nóminas. En ese orden de ideas, lo ideal es asignar un operador que se encargue de preparar el proceso y uno o varios apoderados que, con un solo clic, aprueben las transferencias y los pagos programados.

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En este punto el administrador del portal debe inscribir las cuentas de origen y de destino para las transacciones. En el caso de las cuentas de origen, se trata de cuentas corrientes o de ahorro empresariales del banco en el que está el portal, mientras que en el caso de las cuentas de destino, asumiendo que no todos sus empleados tienen el mismo banco que su empresa, usted puede inscribir cuentas corrientes o de ahorro de distintas entidades.

El proceso puede llevarse a cabo por dos vías. La primera, quizá menos práctica, consiste en inscribir cada cuenta de forma manual, una por una, digitando todos los datos. La segunda, más simple y eficiente, es subiendo al portal transaccional un archivo plano o un documento de Excel, cuyo formato puede ser descargado en el mismo portal. De esa forma usted centraliza la información y carga la nómina completa una sola vez, para después encontrar cada cuenta fácilmente y hacer las modificaciones o las adiciones a las que haya lugar.

Luego de la configuración inicial, la creación de transacciones, que pueden ser programadas en lote o una a una, es la piedra angular del proceso cada mes. Para hacerlo, el primer paso es elegir en el portal el tipo de transacción online a realizar, que en este caso es pago de nóminas (otra opción, por ejemplo, podría ser el pago de seguridad social y cesantías). En segunda instancia se selecciona la cuenta de origen de la cual se debitará el dinero y las cuentas de destino inscritas para depositarlo. Y en tercer lugar se programa la fecha y la hora en la que se debe realizar cada pago, se confirma o se modifica la información del movimiento, se ingresa el número del token para esa transacción y listo. Eso es todo. El próximo mes, si las cuentas de destino y los montos no varían, solo tiene que actualizar la fecha del desembolso, lo cual toma pocos segundos a este importante proceso de pago de nómina totalmente online.

Finalmente, el proceso termina con la visualización del listado de transacciones. En esa página el administrador o los usuarios con permisos pueden consultar las transacciones programadas pendientes de aprobación o consultar el histórico de pagos de nóminas realizados en los últimos 6 meses por su pyme.

Ahora bien, ¿quiere saber más sobre pagos de nóminas y otros procesos que puede digitalizar a través de un portal transaccional pyme? Esta guía tiene las repuestas para hacer recaudos y desembolsos más fácil.

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