¿Tecnología en las empresas? El camino correcto para invertir en su negocio

Pensar en invertir en tecnología es en sí mismo un buen síntoma: significa que su pyme entiende el potencial de las nuevas tecnologías para impulsar su crecimiento, que probablemente tiene los recursos para hacerlo y que no teme implementar una nueva solución que pueda hacer más eficientes sus procesos y darle acceso a nuevas oportunidades de negocio.

Las tecnologías a las que una empresa puede acceder en cualquier sector representan un espectro de soluciones bastante amplio y variado. Piense, por ejemplo, en un software para simplificar los procesos administrativos, en una plataforma para automatizar el servicio al cliente, en una herramienta para hacer email marketing, en un nuevo componente para una cadena de frío, en una freidora industrial o en una máquina de estampado.

En todos los casos se trata de tecnología para llevar a cabo procesos más eficientes, y en todos los casos, su pyme debería tener una respuesta clara a las siguientes preguntas. Así puede evaluar su inversión en tecnología antes de llevarla a cabo y puede evitar llevarse una mala sorpresa más adelante.

Identificar exactamente el proceso que quiere cambiar es el primero paso para no equivocarse en su inversión. Puede que haya encontrado un cuello de botella en su operación. Tal vez quiera una solución que le ahorre tiempo y energía a sus empleados en alguna tarea. O quizá necesite escalar los procesos de producción en su empresa para llegar a un nuevo mercado o cumplir una nueva demanda.

Sea cual sea el caso, conocer bien su objetivo le ayuda a identificar exactamente cuál es la tecnología que puede hacerlo posible, y además, le ayuda a no caer en la tentación de pagar por funcionalidades o características extra que su empresa no necesita. Tenerlas solo hará que el proceso de adoptar una tecnología sea más complicado y costoso. Por lo tanto, esté abierto a conocer esas funcionalidades, pero no se dejé impresionar por ellas.

Este punto se trata de un intento por cuantificar el impacto que tendrá en su negocio la solución tecnología que quiere implementar y si ese impacto es suficiente para justificar la inversión. ¿Cuántas horas más tendrá su equipo de ventas para dedicarse a vender en lugar de hacer las tareas que puede hacer una herramienta? ¿Cuántas unidades más puede producir con una nueva máquina? ¿Qué cantidad de recursos puede dirigir a otras actividades?

En general, la idea de adoptar una nueva tecnología debe estar alineada con sus objetivos generales de negocio, y por lo tanto, su impacto debe potenciar claramente proceso claves en una o varias áreas de su empresa. Además, hay otras variables como el reconocimiento, la protección del medio ambiente y la calidad de su producto o servicio, que si bien son más de corte cuantitativo, también pueden ser significativas para medir el impacto de una nueva tecnología en su negocio.

Invertir en tecnología significa que la empresa debe asumir algunos costos que no siempre son claros cuando se proyecta la inversión, e incluso, cuando se negocia con un proveedor. En ese sentido, las empresas deben tener en cuenta el costo de la tecnología que están comprando, el costo de su implementación y el costo de su mantenimiento a través del tiempo.

En cuanto al costo de la tecnología es clave considerar todo lo que va a necesitar desde un principio para poner en marcha su nueva herramienta. Me refiero, por ejemplo, a que usted puede comprar una máquina (hardware) que adicionalmente requiera invertir en un programa (software) para poderla operar al máximo de su capacidad.

En el caso de la implementación, es posible que su nueva tecnología tenga costos asociados de instalación o que requiera un inversión en capacitaciones para las personas encargadas de accionarla y monitorearla. Además, en cuanto al mantenimiento, es clave que también contemple los costos de mantenimiento anual y los recargos que puedan existir para recibir soporte técnico.

Adicionalmente, pedirle a su proveedor un demo gratuito por unos días es siempre una buena opción para saber si la solución en la que está pensando invertir es efectivamente la solución que su pyme necesita. De esa forma puede explorar la nueva herramienta y ver si va a necesitar tecnología complementaria o una mejora (upgrade) para sacarle el máximo provecho.

¿Recuerda cuando los reproductores de DVD solo reproducían los discos codificados para su zona? No fueron pocas las personas que invirtieron en discos que luego su reproductor no reproducía. Se trata de un problema de integración y es precisamente el escenario en el que su empresa no quiere estar.

En ese sentido, entender la forma como la nueva tecnología se va a integrar con aquellas soluciones tecnológicas que su empresa ya está usando es clave al momento de invertir y debe ser una prioridad cuando evalúe qué solución es la mejor para su negocio. Además, no olvide revisar el ritmo al que esas nuevas tecnologías están cambiando. Así puede evitar el riesgo de invertir en tecnologías que aún estén en desarrollo y no caer en el error de poner su dinero en soluciones que resulten siendo obsoletas demasiado pronto.

Aprenda por qué las Las pymes se rajan en temas tecnológicos.