¡Cuidado! Los proveedores de facturas electrónicas deben estar aprobados por la DIAN

En caso de que su pyme esté empezando a implementar la facturación electrónica, deberá saber con claridad cómo son los procesos y quiénes son los protagonistas de esta nueva obligación. Como primera medida, es clave que entienda de manera precisa qué son los proveedores de facturas electrónicas y qué papel desempeñarán en su negocio.

En ese sentido, tenga en cuenta que los proveedores de facturas electrónicas son aquellas empresas o personas jurídicas que prestan servicios de generación, transmisión, entrega, expedición, recepción y conservación de las facturas electrónicas, a los obligados a emitir estos soportes.

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Dichas empresas de facturación electrónica son habilitadas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y para poder prestar esos servicios deben cumplir con varios requisitos específicos.

Uno de los requerimientos principales para ser proveedor de facturas electrónicas es tener el estatus de facturador electrónico, esto quiere decir que deberá registrarse como tal ante la DIAN. Ahora, desde el 31 de octubre de 2020, los aspirantes al rol de proveedor deben cumplir con las condiciones establecidas en el artículo 51 de la Resolución 0042 de 2020. A continuación, encontrará las disposiciones textuales de dicha norma:

“1. Constituirse como sociedad en Colombia o como sucursal de sociedad extranjera.

2. Registrar como objeto social las actividades de: generación, transmisión, expedición, entrega y recepción de la factura electrónica de venta, las notas débito, las notas crédito e instrumentos electrónicos derivados de dicho documento.

3. Contar con un plan de contingencia que garantice la continuidad del proceso.

4. Demostrar infraestructura física, tecnológica y de seguridad. Lo que debe hacerse a través de un representante legal por medio de un documento que incluya soportes.

5. Contar con personal formado en: servicio al cliente y un canal de peticiones, quejas, reclamos, sugerencia y felicitaciones (PQRSF).

6. Acreditar personal con conocimientos contables, legales y en UBL, XML, XSD y demás documentos electrónicos derivados de la factura electrónica.

7. Autorizar la publicación de su razón social, Número de Identificación Tributaria (NIT) y correo electrónico en el registro de proveedores tecnológicos que puede consultar en la página web de la DIAN

8. Reportar la información de los representantes legales, miembros de junta directiva, socios, accionistas y controlantes directos e indirectos.

9. Y, por último, realizar y aprobar las pruebas tecnológicas del software de facturación electrónica".

Factura 1 es uno de los primeros proveedores tecnológicos aprobados por la DIAN para realizar dicha labor y ofrece diversos beneficios a los empresarios que en este momento necesitan definir uno para su pyme, como:

- Tarifas diferenciales para clientes que requieran iniciar la implementación.

- Tres paquetes de facturación electrónica como Mi Factura Mensual, Mi Factura Anual y uno con integración al sistema contable.

- Atención personalizada en la que el usuario acceder a acompañamiento y asesoría cada vez que lo requiera.

Además, gracias a la alianza entre Davivienda y Factura 1, podrá acceder a un paquete exclusivo para clientes que le permitirá suplir las necesidades de su pyme en materia de facturación y de forma eficiente. Esto último pues Factura 1 cuenta con tiempos cortos para la implementación de los sistemas, dependiendo del plan.

En este proceso busque el mejor socio como proveedor, uno que le ofrezca garantías para empezar a facturar electrónicamente y, sobre todo, que cumpla con los requisitos que la DIAN exige. Recuerde que gracias a esta alianza su empresa podría contar con el respaldo de dos compañías de confianza para poner a andar su sistema de facturación electrónica en poco tiempo.

¡Active la alianza para su pyme haciendo clic en el banner que dejamos en este artículo!

Consulte el siguiente artículo de este especial:La guía completa para quienes deben facturar electrónicamente en Colombia

Fuentes consultadas:

DIAN. Proveedores tecnológicos. En: https://www.dian.gov.co

DIAN. Preguntas y respuestas Proveedores Tecnológicos. En: https://www.dian.gov.co