¿Tiene dudas sobre la facturación electrónica en Colombia? Aquí respondemos todas las preguntas frecuentes

El desconocimiento, la falta de información o los mitos que se tejen alrededor de esta, hace que los empresarios crean que es un proceso difícil y costoso. Pensando en eso, en Py+ hicimos una selección de las preguntas frecuentes que se hacen los llamados a facturar electrónicamente para hacerles más fácil el paso de la facturación análoga a la digital.

La expedición del decreto 2242 en el 2015, y las fechas que se definieron con la Reforma Tributaria en diciembre del 2016, se dio paso a la propuesta de evolucionar y masificar el proceso de facturación como un mecanismo antievasión.

De acuerdo con lo estipulado en el Artículo 308 de dicha Reforma se definió que, a partir del 1° de enero de 2019 todos los contribuyentes obligados a declarar y pagar el IVA y el impuesto al consumo deben migrar al esquema de facturación electrónica.

Sin embargo, la ley de financiamiento tuvo efectos en los plazos de implementación y el Estatuto Tributario* modificó el artículo 616-, en el que hizo una prórroga para la imposición de sanciones por incumplimiento: “desde el primero de enero de 2019 y hasta el 30 de junio de 2019, quienes estando obligados a expedir factura electrónica incumplan con dicha obligación, no serán sujeto de las sanciones correspondientes previstas en el Estatuto Tributario, siempre y cuando cumplan con las siguientes condiciones:

1. Expedir factura y/o documentos equivalentes y/o sustitutivos vigentes, por los métodos tradicionales diferentes al electrónico.

2. Demostrar que la razón por la cual no emitieron facturación electrónica obedece a:

i) impedimento tecnológico; o ii) por razones de inconveniencia comercial justificada.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá establecer los requisitos para que las anteriores condiciones se entiendan cumplidas”.

• Escoger un proveedor tecnológico o en su defecto desarrollar su propia solución.
• Tramitar la autorización de facturación electrónica ante la DIAN.
• Solicitar numeración de facturación electrónica, rangos, prefijos y clave de contenido técnico de control.
• Actualizar el RUT.
• Asociar y asignar prefijos al software del proveedor tecnológico.
• Solicitar su firma digital.

El 3 de enero de 2019 la DIAN expidió la Resolución 0000072 en la que determinó quiénes eran los primeros contribuyentes que deberían facturar electrónicamente:

a) “Las personas naturales, jurídicas y demás sujetos que al 6 de febrero de 2018 ostentaban la calidad de grandes contribuyentes seleccionados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, los cuales corresponden a los sujetos indicados en la Resolución 010 de febrero de 2018, proferida por la citada entidad.

b) Las personas naturales, jurídicas y demás sujetos que a la fecha de publicación de la presente resolución y durante los seis (6) años anteriores a la citada fecha, hayan solicitado rangos de numeración para la factura electrónica de que trata el Decreto 1929 del 29 de mayo de 2007, compilado en el Decreto 1625 del 11 de octubre de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria los cuales corresponden a los sujetos indicados en la Resolución 072 de diciembre de 2017, proferida por la citada entidad”*. (Lo invitamos a leer ¿Qué es la factura la electrónica? todo lo que debe saber sobre la implementación obligatoria).

No, la facturación electrónica ahorrará costos para los contribuyentes, pues minimizará el costo del papel y timbraje y evitará gastos de desplazamiento para la radicación de facturas.

No, la facturación electrónica facilita el trabajo de un contador, pero no lo sustituye, pues el control documental y la abstracción de datos resultarían más sencillos, ya que el área contable trabajaría a partir de archivos digitales y no con una gran cantidad de documentos físicos.

Sí, una de las principales bondades de la automatización de procesos de facturación es el control de la información, con el fin de disminuir la evasión de impuestos y fomentar la transparencia en las operaciones comerciales.

Todos los proveedores de facturación electrónica están obligados a ofrecer todas las medidas de seguridad que garanticen a sus clientes la protección total de sus datos.

Las facturas electrónicas solo pueden ser validadas por proveedores autorizados por la DIAN. Y para asegurarse de que el proveedor que usted escogió esté entre los autorizados, ingrese a este enlace.

Además, su proveedor debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Estar habilitado como facturador electrónico.
• Ser responsable del IVA en el régimen común.
• No estar sancionado.
• Contar con acreditación ISO 27001.
• Patrimonio líquido igual o superior a 20.000 UVT - $637.180.000

¿Cuáles son los beneficios de la facturación electrónica?

Gracias a los beneficios de la factura electrónica (y no son pocos), usted tendrá mayor disponibilidad de la información de sus clientes y proveedores, notará un ahorro en papelería, tendrá mayor seguridad en el almacenamiento de información, disminuirá la posibilidad de falsificación de documentos, no deberá contar con espacios físicos para almacenamiento, disminuirá costos y logrará mejorar las buenas practicas dentro de la organización, entre muchos otros.

Si tiene más preguntas acerca de la factura electrónica en Colombia, no dude en escribirnos en la sección de comentarios. Nos interesa saber lo que piensa.

* Resolución 0000072 del 3 de enero de 2019, DIAN.
* Estatuto Tributario, Art. 616-1. Factura o documento equivalente.