¿Para qué sirve el certificado digital? Le resolvemos estas y otras dudas sobre facturación electrónica

Cuando se elabora una firma electrónica se generan claves (una privada y otra pública) que permiten verificarla. El certificado digital es el documento que garantiza el vínculo entre la clave pública y el individuo o la entidad que firma. Así, quien reciba el documento podrá verificar: la autoría de la firma, la legalidad del documento, su veracidad y originalidad; además, verificar que los datos de creación de la firma corresponden exclusivamente al firmante y detectar cualquier alteración hecha en el documento después del momento de la firma.

Por lo anterior, tenga presente que para empezar a facturar electrónicamente usted deberá contar con un certificado de firma digital emitido por una entidad de Certificación Digital acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación –ONAC–.

En esta dirección, todos los contribuyentes llamados a facturar deben firmar de forma digital todas las facturas, conforme se indica en el anexo 2 de la Resolución 000019 de 2016, el cual designa que “el obligado a facturar electrónicamente o el proveedor tecnológico expresamente autorizado por este para hacerlo deberá aplicar la firma digital sobre el documento completo, con un certificado digital vigente y no revocado al momento de la firma”. Por ello, cada factura electrónica debe firmarse con un mecanismo de firma digital expedido por una entidad de certificación abierta, así que, cabe aclarar que no es posible usar el mismo mecanismo de firma electrónica de las declaraciones, ya que dicha firma electrónica no está acompañada de un certificado digital.

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Entre otras funciones del certificado digital, está la de proveer un nivel adicional de seguridad y privacidad al contribuyente en la realización de los trámites y transacciones por internet. Recuerde que, según la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, este certificado se utilizará como mecanismo técnico de control fiscal, para garantizar autenticidad e integridad. La firma con certificado digital del formato estándar de generación XML debe ser del obligado a facturar electrónicamente o de los sujetos autorizados en su empresa o al proveedor tecnológico cuando sea expresamente autorizado por el obligado.

Antes de terminar, deténgase atentamente en este punto: si su empresa cumple con los requisitos para ser catalogado como micro o pequeña empresa y está pensando en aplicar a uno de los certificados digitales gratuitos que la DIAN otorga (según disponibilidad) ingrese al siguiente enlace: https://facturaciongratuita.dian.gov.co/Account/Login, allí podrá encontrar información de cómo adquirir este beneficio.