Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica en Colombia

Es un hecho: la tecnología sigue avanzando y sin ningún remordimiento deja atrás los procesos análogos. La modernización de las operaciones empresariales y la forma en que se interrelacionan los negocios y consumidores está cambiando. En PY+ le contamos qué es la factura electrónica y todo lo que debe saber sobre los beneficios, la implementación obligatoria y la reglamentación.

El sector empresarial en Colombia está inmerso en un proceso de transformación que tiene como único objetivo ir cerrando la brecha en la digitalización de las operaciones empresariales por medio de la implementación de herramientas que puedan ser manipuladas digitalmente para aumentar la competitividad y disminuir el margen de error que se detecta en los procesos análogos.

Es por esto que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) estableció, por medio del Decreto 2242, que es de obligatorio cumplimiento la implementación de la factura electrónica como única forma de llevar el registro contable de las transacciones de todas las empresas de Colombia. (Conozca más sobre la normatividad y la regulación de la factura electrónica en Colombia).

Según la DIAN, es, ante todo, una factura. Esto significa que tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, se expide y recibe en formato electrónico. Además, es un documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que debe cumplir con las características y condiciones de expedición, recibo, rechazo y conservación. En otras palabras, la factura electrónica busca sustituir el papel por un archivo digital. Tenga en cuenta que para llevar a cabo la emisión de la factura electrónica la DIAN autorizó la incursión de tecnologías y proveedores de facturación electrónica autorizados con el objetivo de simplificar los procesos.

Piense en una operación de venta cotidiana de su pyme y compare los procesos que debía realizar antes de la factura electrónica y después de ella, por ejemplo:

Antes, usted vendía un producto o servicio, generaba la factura, la imprimía, archivaba una copia, la introducía en un sobre y por último la enviaba por correo postal. Tiempo después, confirmaba la recepción de la factura vía telefónica. Así, los entes de control iniciaban la tramitación manual e ingresaban la contabilidad también de manera manual y así se registraba el pago. Ahora, con la implementación del proceso de facturación electrónica, los antiguos 10 pasos se han reducido a solo 5. Así que, si usted vende un producto o servicio en su pyme, lo que deberá hacer es: generar la factura y enviarla electrónicamente a su proveedor; esta será recibida y contabilizada de manera electrónica en la DIAN y después de 48 horas de emitida, la DIAN notifica el recibo de la factura electrónica.

Recuerde que los documentos que pueden ser emitidos electrónicamente son:

• Facturas de tipo nacional y de exportación

• Notas crédito

• Notas débito

• Acuse de recibo

El 29 de diciembre de 2017 la DIAN expidió la Resolución 072 en la que determinó cuáles eran los primeros contribuyentes que deberían facturar electrónicamente, posteriormente el 6 de febrero de 2018 expidió la resolución 010 en la que seleccionó a los grandes contribuyentes. Y más recientemente, la Resolución 000002 del 3 de enero de 209 seleccionó a un grupo de personas obligadas a facturar electrónicamente, además, estableció los requisitos que aplican en caso de impedimento, inconvenientes tecnológicos y/o de tipo comercial.

La misma Resolución seleccionó en dos grupos a los obligados a facturar electrónicamente así*:

a) Las personas naturales, jurídicas y demás sujetos que al 6 de febrero de 2018 ostentaban la calidad de grandes contribuyentes seleccionados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, los cuales corresponden a los sujetos indicados en la Resolución 010 de febrero de 2018, proferida por la citada entidad.

b) Las personas naturales, jurídicas y demás sujetos que a la fecha de publicación de la presente resolución y durante los seis (6) años anteriores a la citada fecha, hayan solicitado rangos de numeración para la factura electrónica de que trata el Decreto 1929 del 29 de mayo de 2007, compilado en el Decreto 1625 del 11 de octubre de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria los cuales corresponden a los sujetos indicados en la Resolución 072 de diciembre de 2017, proferida por la citada entidad.

A partir del 1 de enero de 2019 todas las empresas, negocios y personas independientes y jurídicas que hagan parte del régimen no simplificado deberán implementar la factura electrónica de manera obligatoria para llevar el registro contable de sus transacciones. (Lo invitamos a que lea el paso a paso de cómo implementar la factura electrónica en su pyme).

Los beneficios de la factura electrónica van más allá de la simple reglamentación legal. A continuación, le enumeramos algunos de los más significativos para que cambie su perspectiva y le vea el lado amable a la transición hacia la digitalización de las operaciones de su pyme:

• Disminución de los riesgos en las transacciones de su negocio
• Ahorro de costos de impresión, traslado y timbraje
• Disminución en los tiempos de entrega de una factura
• Aumento de competitividad empresarial
• Simplificación de la declaración y pago de impuestos
• Mejora la confianza de sus clientes
• Optimización y agilización de procesos
• Reducción de riesgos por errores en la facturación manual
• Control de los datos

Así pues, después de conocer a fondo qué es la factura electrónica no espere a que se venzan los plazos establecidos por la DIAN. Esté atento a los caminos por los que puede optar para generar su factura electrónica y lleve a su empresa a adoptar este sistema que le facilitará sus procesos tributarios y de gestión administrativa y financiera.

Ahora, cuéntenos si le quedó alguna duda sobre qué es la factura electrónica, ¿Su empresa fue una de las facturadoras seleccionadas por la DIAN? En caso de no haber sido seleccionado, ¿le gustaría empezar el proceso voluntariamente? ¿Cuáles son las principales dificultades que encuentra para implementar la factura electrónica? ¿Le gustaría que profundizáramos en algún aspecto en especial? Déjenos todas sus dudas en la sección de comentarios, nos interesa saber lo que está pensando.

*Resolución Número 000002 del 3 de enero de 209, DIAN.