Beneficios de implementar la facturación electrónica en su empresa

Hemos hablado de la obligatoriedad de la factura electrónica, de la normatividad y de los facturadores elegidos por la DIAN para implementar este sistema, pero no hemos profundizado en los beneficios de la factura electrónica que, viéndolos de cerca, puede sacarles mucho provecho en la operación cotidiana de su pyme.

Si bien ya está claro qué es la factura electrónica, hagamos un recordatorio para que no quede ningún vacío:

Según la DIAN, es, ante todo, una factura. Esto significa que tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, se expide y recibe en formato electrónico. Además, es un documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que debe cumplir con las características y condiciones de expedición, recibo, rechazo y conservación. En otras palabras, la factura electrónica busca sustituir el papel por un archivo digital.

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Con este concepto en mente, entremos en materia. Piense por un momento en el funcionamiento de sus procesos administrativos antes de experimentar el paso del papel a lo digital en lo que a facturación se refiere; después, conozca las ventajas de este nuevo sistema y vuelva a pensar en cómo funcionará su pyme cuando empiece a facturar electrónicamente.

A continuación, le enlistamos 5 grandes beneficios de la factura electrónica y de su implementación.

El papel, el timbraje y el archivo de documentación son costos fijos de su pyme. Con la facturación electrónica usted podrá reducir estos costos en casi un 80%, de acuerdo con cifras de la DIAN, pues no solo ahorrará en la emisión de la factura en papel sino también en el costo del envío y del almacenamiento.

Entre los beneficios de la factura electrónica más relevantes está el acceso a Factoring, una alternativa de financiación para empresas que necesitan liquidez inmediata, la cual se obtiene por cuenta del descuento de sus facturas electrónicas.

El envío de documentos electrónicos automáticamente agiliza los procesos de facturación de su pyme, pues los procesos manuales irán desapareciendo progresivamente.

Gracias a que se agilizan los cobros por la reducción en el número de errores que se presentan en la facturación manual, usted notará una considerable disminución de quejas y reclamos por parte de sus clientes.

La comunicación asertiva y hablar el mismo idioma en los negocios es un punto clave para el éxito. La facturación electrónica elimina las barreras de comunicación y mejora el entendimiento empresarial, ya que unifica el idioma y facilita el intercambio de documentos entre empresarios de cualquier parte del mundo.

Adicionalmente se podría incluir los siguientes beneficios:

• Ahorro en almacenamiento
• Reducción de errores
• Reducción de tiempos
• Aumento de la seguridad
• Cuidar el medio ambiente
• En general buenas prácticas

Como pudo ver, los beneficios de la factura electrónica no son menores, todo lo contrario, la transformación digital está en un proceso incluyente en el que invita a medianas y grandes empresas a evolucionar en la operación de sus negocios y procesos administrativos.