La normatividad de la factura electrónica: conceptos, evolución y aplicación

En PY+ queremos mostrarle con lupa el marco legal y la normatividad de la factura electrónica en Colombia, ya que es un tema que genera muchos interrogantes y que representa un cambio en la operación administrativa de las empresas en Colombia.

Empecemos por aclarar que desconocer la ley no lo exime de una sanción. La emisión de la factura electrónica es obligatoria y todos aquellos llamados a facturar electrónicamente por la DIAN que incumplan el plazo (hasta el 1 de enero de 2019)estarán sujetos a la sanción de cierre temporal. La factura electrónica en Colombia es una realidad y es preciso que conozca la ley y la normatividad para que cumpla a cabalidad con la regulación.

Pero antes de empezar con el tema legal, recordemos qué es la factura electrónica: Es el documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios, que se expide y recibe en formato electrónico, y que además cumple con las características obligadas por el Decreto 2242 de 2015 y Articulo 617 del Estatuto Tributario, como la expedición, recibo, rechazo y conservación.

La transformación de la administración tributaria en Colombia es una realidad y su principal objetivo es una lucha conjunta contra la evasión de impuestos y un empujón a la transparencia tributaria. Entre otros retos que representa el paso a la factura electrónica, está la eficiencia en comunicaciones e informática que aseguren un funcionamiento confiable y la integridad y seguridad de los datos, figura que va a representar el proveedor externo.

Así se vivió en el tiempo la expedición de decretos y resoluciones que establecieron la obligatoriedad de la factura electrónica:

• Artículo 617 del Estatuto Tributario: en el cual se estipulan los requisitos de la factura de venta.
• Decreto 2242: expedido el 24 de noviembre de 2015 por el Ministerio de Hacienda, regula la facturación electrónica en Colombia.
• Resolución 19: emitida en febrero de 2016 mediante la cual se prescribe un sistema técnico de control para la factura electrónica acorde con el decreto 2242.
• Decreto 1349: regulación de la factura electrónica como título valor.
• Plan piloto de la DIAN: inicia en abril de 2016 y finaliza en octubre del mismo año. La DIAN habilita las plataformas tecnológicas para la emisión de la factura electrónica.
• Artículo 308, Ley 1819 de 2016: se define que, a partir del 1° de enero de 2019 todos los contribuyentes obligados a declarar y pagar el IVA y el impuesto al consumo debían migrar al esquema de facturación electrónica.
• Año 2017: La DIAN habilita la resolución a voluntarios para emitir factura electrónica.
• Resolución 72: el 29 de diciembre de 2017 se emite la resolución de los facturadores seleccionados que facturaban en su momento bajo las condiciones del Decreto 1929 de 2007.
• Resolución 10: el 6 de febrero de 2018 se emite la resolución en la que se obliga a los grandes contribuyentes a acogerse al Decreto.

El 29 de diciembre de 2017 la DIAN expidió la Resolución 072 en la que determinó quiénes eran los primeros contribuyentes que deberían facturar electrónicamente, posteriormente el 6 de febrero de 2018 expidió la resolución 010 en la que seleccionó a los grandes contribuyentes. Sin embargo, dejó la puerta abierta para los voluntarios que quieran empezar a implementar la factura electrónica desde ya. Así, cada uno tiene un proceso de habilitación diferente:

Los obligados: escogidos por resolución de carácter general, cuentan con tres meses para empezar a facturar electrónicamente y tres meses más desde que son notificados para que no incurran en sanciones de ningún tipo.

Los voluntarios: expresan su deseo de empezar a facturar electrónicamente y desde entonces cuentan con tres meses, tiempo en el que se realizan las pruebas de habilitación. Luego de esto, la DIAN indica la fecha en la que deben empezar a facturar (por lo general, estipula 3 meses más).

Si desea ampliar la información sobre este tema, haga clic en el siguiente enlace: ¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente?

En este orden de ideas, para que logre expedir correctamente su factura electrónica, la DIAN estableció ciertas condiciones que debe cumplir de manera obligatoria, las cuales le listamos a continuación:

• Utilizar el XML establecido por la DIAN: este formato debe ser utilizado para todas las facturas y notas crédito y débito, y está compuesto por campos de diligenciamiento obligatorio y opcionales.
• Incluir la numeración consecutiva autorizada: la DIAN cuenta con 15 días hábiles para responder a la solicitud de numeración. Así, la numeración consecutiva incluirá rangos, prefijos alfanuméricos, periodo y clave técnica.
• Incluir la firma digital, pues esta garantiza la autenticidad e integridad de la factura electrónica.
• Incluir el código único de factura electrónica, el cual es entregado al facturador o a su proveedor tecnológico. Este código corresponde a un valor alfanumérico y debe incluirse en la factura electrónica para ser visualizado en representación gráfica y en los códigos QR.
• Todos los documentos electrónicos (factura de venta nacional, factura de venta de exportación, notas de crédito y débito) deben ser enviados a la DIAN en un término de 48 horas a partir de la firma de la factura electrónica.
• La DIAN responderá con el recibido de la copia, la cual solo será utilizada para controlar, verificar y fiscalizar las operaciones.

No es un secreto para nadie que aprender a rodearse de las personas correctas (en este caso proveedores), puede ser de gran utilidad. Aplica para la vida en general y, por supuesto, para el buen funcionamiento de una pyme.

En este caso, y para hacer menos dramática la transición de la factura en papel a la factura electrónica, la DIAN autorizó la oferta de servicios relacionados con la facturación electrónica que venga solamente de proveedores de facturación electrónica que cumplan con los siguientes requisitos:

• Estar habilitado como facturador electrónico
• Ser responsable del IVA en el régimen común
• No estar sancionado
• Contar con acreditación ISO 27001
• Patrimonio líquido igual o superior a 20.000 UVT - $637.180.000

De manera que, si ya inició la búsqueda de su proveedor, tenga en cuenta que cumpla con estos requisitos para que la gestión sea efectiva y se encuentre en el marco de lo legal. En Davivienda, creamos una alianza con dos de los proveedores mas destacados para facilitarle este proceso.

La figura de la factura electrónica también tiene uso como título valor, el cual se emitió a través del Decreto 1349 de 2016, que dictaba:

• Se entenderá irrevocablemente aceptada si el comprador no reclama dentro de los 3 días hábiles siguientes.
• Si el adquirente no manifiesta expresamente la aceptación o rechazo y el emisor pretende endosarla, así deberá indicarlo.
• Cuando el adquirente no pueda hacer la aceptación por medio electrónico podrá hacerlo de manera expresa.
• En el caso anterior deberá desmaterializarse el documento físico.

Cuéntenos si le quedó alguna duda con respecto a la normatividad de la factura electrónica, ¿Conoce algún proveedor de confianza? ¿Ha intentado buscar uno? ¿Usted hace parte de los llamados a facturar electrónicamente? ¿Encuentra alguna dificultad en la transición de papel a digital? Déjenos todas sus dudas en la sección de comentarios y ampliaremos cualquier información que considere relevante.