Nómina electrónica en Colombia: ¿obligación, opción o evolución?

La transformación digital es un paso irremediable para las empresas de Colombia. Con el tiempo, la operación de las pymes avanza exponencialmente y la presencia de las herramientas tecnológicas ha sido un alivio para los empresarios, que necesariamente deben estar a la vanguardia con lo que el mercado exige. Un claro ejemplo de esto es la nómina electrónica, que migrará del papel a lo digital.

Recientemente, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) presentó la Resolución 000037 del 5 de mayo de 2021, por la cual se modificó el calendario de implementación de la nómina electrónica en Colombia. Otra muestra de que la digitalización de procesos, más que una opción, es una necesidad para todas las empresas.

Así pues, en este artículo le vamos a contar todo lo que debe saber sobre la nómina electrónica, cuáles son los beneficios para los empresarios, quiénes la deben implementar y cuáles son las fechas que debe marcar en su calendario para no incurrir en faltas ante esta exigencia de la DIAN.

En resumen, según la DIAN, “la nómina electrónica es un soporte de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina que se desprenden de una relación laboral, o legal y reglamentaria, y está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina, y el valor total de la diferencia de los mismos”. Además, la nómina electrónica debe ser presentada en formato XML, contar con firma digital y ser entregada a la DIAN para que haga su respectiva validación.

El beneficio más destacado cuando empieza a generar la nómina electrónica de sus empleados se trata de una serie de deducciones que pueden ayudarlo en la declaración de renta. Por ejemplo, podrá tomar cada pago que realice a sus empleados en nómina electrónica como una deducción para el impuesto de renta e impuesto descontable en IVA, esto dependerá del número de empleados y pagos realizados.

Aquí le enlistamos otros beneficios importantes que puede obtener:

• Tendrá acceso a su información en tiempo real
• Ahorra costos de almacenamiento, pues su información estará en la nube
• Minimiza errores en su operación
• Ahorra costos por la desaparición del papel
• Paga la nómina a sus empleados a tiempo

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Es importante que sepa que todas las empresas que estén sujetas al pago del impuesto sobre la renta y el IVA que realicen pagos de nómina deben empezar a generar este documento de manera electrónica. Recuerde que la fecha máxima de habilitación en el servicio informático es el 31 de marzo de 2021.

En el siguiente calendario encontrará las fechas de implementación según el número de empleados de cada empresa:

Como se lo contamos en un especial dedicado a la factura electrónica en Colombia, la DIAN pretende que todos los documentos tributarios tengan una transformación digital y replicar el proceso de la facturación con la nómina electrónica. Le resumimos otros datos importantes sobre esta Resolución que pretende modernizar los procesos de las empresas.

• Los procesos internos de las empresas no cambian, por ejemplo, la periodicidad de pago que ya se tenga establecida (quincenal o mensual). Pero, sí cambia la fecha en la que se reporta a la DIAN, que será a los 10 días del mes siguiente al que se realice el pago.
• Lo que debe reportar a la DIAN es: por cada empleado, deberá entregar en formato XML los conceptos que ha pagado, es decir, documento soporte y nota de ajustes. Así mismo, lo que debería contener la nómina electrónica es: datos del empleador, datos del empleado, pagos devengados y deducciones.
• Para implementar la nómina electrónica debe contar con un proveedor tecnológico, tal como se hizo con la facturación electrónica. Para ello, es recomendable que adquiera una solución integral que le ayude a optimizar todos los procesos de su empresa en uno solo, como es el caso de Loggro, un software de gestión que podrá ayudarle no solo con la facturación electrónica, sino que también le ofrece la gestión de gestionar su nómina electrónica.

Según el plan que elija, puede acceder a beneficios como:

- Generar cotizaciones

- Manejar inventario

- Controlar cartera

- Manejar la contabilidad

- Gestionar clientes y proveedores

- Manejar un POS

Con esta información en mente ya puede ir preparando todo lo necesario para empezar a generar la nómina electrónica de sus empleados que, además de darle beneficios tributarios, es amigable con el medio ambiente, pues le dirá adiós al papel y le dará la bienvenida al almacenamiento digital.

Fuentes consultadas:

DIAN, Documento soporte de pago de nómina electrónica. En: https://www.dian.gov.co

Dayhana Correa Sánchez, ¿Qué es la nómina electrónica? Colombia 2021. En: https://www.youtube.co