4 pasos para que un plan de continuidad de negocio sea efectivo

Ningún negocio está exento de verse afectado por un evento catastrófico, ya sea un desastre natural o, por ejemplo, una falla regional en el servicio de Internet. Así que toda empresa debería estar preparada para afrontar estas eventualidades, y por eso es importante que cuente con un plan de continuidad de negocio (PCN).

La norma ISO 22301 estipula cómo se debe realizar la implementación correcta de un plan de continuidad de negocio, por lo que existen compañías que se certifican en esta norma, bien sea porque sus clientes lo requieren o porque el mercado lo demanda.

Esto no significa que porque a su pyme no se le exija la certificación en la norma ISO 22301 deba pasar por alto la creación de su propio plan de continuidad de negocio. En Pymas nos adelantamos y preparamos cuatro pasos para que lo incorpore fácilmente en su empresa.

Antes de formular correctamente su plan de continuidad de negocio, tenga en cuenta que el objetivo principal de este es proteger a su personal, ya que es el recurso más importante de su negocio. Además, el personal siempre será fundamental para la reactivación de cualquier empresa luego de una eventualidad.

Lo siguiente es consolidar una lista de los incidentes que pueden interrumpir el funcionamiento de su pyme. Esta es una tarea en la que deben participar todos sus empleados, ya que ellos conocen los puntos débiles de las áreas en las que trabajan.

Para facilitar esta tarea, lo mejor es nombrar un líder para el plan de continuidad de negocio, quien estará a cargo de censar a sus trabajadores y recoger la información sobre las posibles amenazas que puede enfrentar su negocio.

Otro criterio que debe tener en cuenta es su ubicación geográfica. Piense en lo comunes que son los sismos, inundaciones y fallas en el servicio de electricidad en su área de influencia, y téngalos en cuenta para una posible contingencia.

Con base en la información recogida en el primer paso, lo siguiente es determinar el área más crítica de su pyme, es decir, de la que más dependen procesos. Para hacerlo se utiliza la siguiente tabla.

A partir del censo hecho por su líder de plan de continuidad de negocio, elabore una cadena de información. Esta le indicará quiénes son los primeros en afrontar los daños de las amenazas con mayor magnitud de la tabla del segundo paso.

La idea es que con base en esta cadena, usted pueda suministrar información a cada uno de sus empleados de lo que deben hacer en caso de una emergencia y con quién se deben poner en contacto para iniciar la reactivación de la compañía. Esto debe venir acompañado de un protocolo que indique qué información se le debe comunicar a los clientes, y quién debe darla. Por lo general, esta tarea recaerá en el líder de toda la compañía.

En este punto de la implementación del plan de negocios, usted contará con la siguiente documentación:

• Una lista de las amenazas que más daño le pueden causar a su empresa
• Una cadena de respuesta para cada amenaza
• Un protocolo que le indica a cada empleado lo que debe hacer en una situación de emergencia y qué información se debe comunicar tanto externa como internamente

Reunido todo esto, es hora de que programe simulacros en su compañía de lo que pasaría en una posible catástrofe, esto con el objetivo de refinar todos los datos y estrategias que ha acumulado. Expertos en la ISO 22301 recomiendan que se haga una vez al año, para tener en cuenta cómo responde el nuevo personal que ingresa a la empresa, así como la nueva maquinaria y los nuevos procesos.

(Si quiere conocer otras maneras de prevenir los riesgos en su pyme, siga leyendo: Los riesgos profesionales y un glosario para que no se le escape todo lo que debe saber).

Implementar un plan de continuidad de negocio toma tiempo y recursos, pero es una de las maneras más eficientes para cerciorarse de que su pyme no deje de prestar sus servicios, a pesar de que sea afectada por una catástrofe.

Puede que como líder empresarial le parezca exagerado contemplar inundaciones o sismos dentro de las situaciones que pueden interrumpir el funcionamiento de su compañía, pero piense en lo que una vez dijo el ingeniero aeroespacial Edward Murphy, “si algo malo puede pasar, pasará”.