Estas son algunas ventajas para que escoja el software contable ideal para su pyme

Además de ser gratis, que ya es una ventaja más que evidente, utilizar un software contable sin costo representa dar uno de los primeros pasos para que su empresa integre sus funciones al mundo digital y se transforme radicalmente.

Piénselo de esta manera: las herramientas digitales, no solo las que cubren funciones contables, sino otras como las de planeación de recursos, o ERP, que, a parte de organizar las finanzas e insumos de su compañía, también automatizan procesos humanos, tareas que pueden tomar horas y que, por supuesto, aumentan los costos de operación.

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Tal parece que para cada empresa o pyme existe un software contable que se adapta más a sus necesidades. Por ejemplo, un negocio de exportaciones debe tener en cuenta el tipo de facturación que puede generar una transacción internacional. Lo mismo ocurre con un e-commerce, que tal vez necesite concentrar más sus informes financieros en inventarios que en asuntos de nómina. ¿Y las pymes agrícolas? lo más seguro es que requieran softwares contables con modalidades para principiantes, por ser negocios que en su mayoría están dando los primeros pasos hacia la transición digital.

Es importante que usted tenga claras las necesidades de su negocio, para elegir el software contable adecuado. Sin embargo, otro criterio que importante es que en Colombia se le permite manejar a las empresas su contabilidad con este tipo de herramientas gratuitas, mientras sean consideradas como pymes, que según la Ley 590, son compañías con menos de 200 empleados.

Otro criterio importante a la hora de elegir un software contable gratuito es escoger uno que tenga la opción de sincronizar la información de su empresa con la de externos. Es más, hay herramientas de este tipo que crean accesos para el cliente, de modo que su información puede integrarse de forma directa a su sistema de datos. De lo contrario, si no existen estas opciones para sincronizar, la única opción que le quedaría como dueño de la pyme es comprar el mismo software contable que el de sus clientes.

En realidad, es una plataforma o aplicación digital que, como ya se dijo, facilita las operaciones contables y financieras de su empresa o pyme, con la ventaja de que mejora la relación con los clientes que ya usan métodos de facturación electrónica. Sin embargo, se pueden resumir en tres las funciones de estas herramientas:

• Archivar información indispensable para llevar la contabilidad de la empresa.
• Organizar estos datos en forma de inventarios, nóminas y balances.
• Creación de informes con la información previamente organizada y archivada.

A partir de estas características, el equipo de Py+ decidió hacer una lista con los cinco softwares contables gratuitos que pueden tener un impacto positivo para su empresa o pyme.

1. Siigo: un sistema contable gratuito que permite manejar información desde la nube y posee una versión para clientes con el objetivo de mejorar el intercambio de información. Siigo también le permite crear facturas personalizadas que cumplen con todos los requisitos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), visualizar datos sobre su inventario en tiempo real, controlar compras y gastos desde varios dispositivos y generar alertas de cobranza.

2. Cuéntica: una herramienta digital que busca ayudar a quienes hacen la contaduría de su empresa de manera autónoma, con el respaldo de economistas que pueden resolver dudas inmediatamente. Cuéntica también se centra en la presentación de datos y creación de listas de productos y servicios, lo que facilita la creación de facturas. Por último, este software gratuito viene con la posibilidad de personalizar los correos que se les envían a los clientes.

3. Qenta: es una herramienta administrativa y financiera que trabaja en la nube y que permite gestionar y administrar su empresa. Además, este software cuenta con la posibilidad de consultar indicadores de gestión de su negocio, a través de una aplicación celular. Uno de los objetivos de Qenta es ayudar a sus usuarios a crear un orden en sus libros contables, y hacer que la información de estos sea fácil de compartir. También tiene el beneficio de atención al cliente las 24 horas.

4. Contasimple: plataforma web que permite no solo la gestión contable sino la de recursos. Tiene la capacidad de presentar información en tiempo real y con infografías fáciles de entender. Constasimple, además, posee la particularidad de tener una modalidad básica, para quienes no saben nada sobre contaduría. Su promesa de crear facturas en 10 segundos hace de este software uno de los más descargados entre empresas y pymes.

5. Hazte una factura-e: adecuado para trabajadores freelance. Es sencillo de utilizar: Se completa un registro, se introducen datos fiscales y sociales relativos de la empresa y sus clientes, y con esto ya pueden crear y enviarse facturas. También permite establecer el tipo de IVA, así como otros cobros tributarios. Todas las facturas de esta plataforma se crean por defecto en formato PDF.