La optimización de procesos empresariales, un aliado para el crecimiento de su pyme

Una empresa inteligente lo sabe: no existe una operación perfecta. Al menos no por mucho tiempo. Sin importar de qué proceso se trate, diseñar y organizar la mejor operación posible consiste en entender que esa operación es maleable y que está destinada a transformarse. Por eso, cuando cree estar frente a una serie de procesos perfectos, está en realidad frente a un espejismo que tarde o temprano va a desaparecer. Y, aunque parezca lo contrario, se trata de algo bueno.

Las razones son varias. En primer lugar, las empresas que no se conforman con la idea engañosa de que su operación ya funciona son empresas que han aprendido la importancia de hacer seguimiento y revisión constante a sus procesos. Eso les permite con frecuencia identificar problemas y oportunidades, además de reunir la información necesaria para justificar las decisiones sobre cualquiera de las etapas de su operación. En el caso de Rappi, por ejemplo, el monitoreo de los tiempos de entrega desde que el usuario hace el pedido es clave para tomar decisiones sobre el número de rappitenderos en cada zona.

En segundo lugar, y como consecuencia del seguimiento, revisar procesos aparentemente efectivos motiva cambios con el potencial de impactar un negocio de forma positiva. Es decir, que una sola modificación podría reducir los costos de producción, minimizar el esfuerzo operacional o mejorar los tiempos de respuesta de un negocio, por mencionar tres casos en los que una empresa podría ser más efectiva. Por lo general, sin importar el negocio en el que esté su empresa, todos los procesos pueden ser optimizados.

En tercer lugar, entender que las operaciones son susceptibles de transformación —aunque parezca que funcionan— crea una cultura de empresas más dinámicas y empleados más dispuestos al cambio. Esa flexibilidad ayuda a que los cambios y los ajustes sean menos traumáticos para las personas involucradas, al mismo tiempo que prepara a la empresa para reaccionar y adaptarse más rápido cuando así lo requiera.

Ahora bien, ¿cuándo la revisión y el seguimiento de una operación deja de ser una buena opción para convertirse en una necesidad? En mi opinión, hay 4 escenarios en los que cualquier empresa que quiera impulsar su crecimiento debería revisar su operación, analizar el impacto que podrían tener algunos cambios y tomar decisiones para acercarse a la operación perfecta, así sea solo por un tiempo.

Es decir, siempre. Porque una empresa que no recopila y analiza data —por ejemplo, sobre el número de piezas que puede producir, el número de personas que cubre un servicio o el lugar donde abandonan un e-commerce— es una empresa que está perdiendo la oportunidad de identificar y crear ventajas competitivas. Los números son el mejor aliado de un negocio, y saber aprovecharlos para probar hipótesis y optimizar un proceso puede ser la gran diferencia entre una empresa que crece y una que no.

Se trata de una obviedad. Y del escenario más común, porque desde su nacimiento todas las empresas enfrentan problemas que deben solucionar para seguir adelante. Y esas soluciones exigen cambios en los procesos. Lo importante para evitar que el remedio sea más nocivo que la enfermedad es que las empresas calculen y analicen muy bien cuál es su objetivo, cuál podría ser el impacto de esos cambios y cuáles son los riesgos que la empresa asume al implementarlos.

Piense en un pedido mucho más grande de lo normal. Es un escenario que entusiasma, pero también asusta. Es el momento de la verdad. Y cuando llega, las empresas inteligentes agradecen todas las horas invertidas en el seguimiento, el análisis y la revisión de sus operaciones. ¿Por qué? Porque esa información, sumada a los datos que han recopilado, le permite a las empresas entender muy bien sus operaciones y por lo tanto dar pasos más certeros hacia el escalamiento de sus procesos. La clave está en alinear a todos los participantes y en conectar todas las etapas para asegurarse de que cada una de ellas está en capacidad de cumplir con lo necesario para satisfacer la nueva demanda.

Es como una oportunidad para comenzar de nuevo. La incursión en un mercado extranjero, el desarrollo de una nueva línea de producto o la posibilidad de ampliar el cubrimiento local son solo tres ejemplos de expansión que obligan a que una empresa revise su operación, por muy bien que funcione. De nuevo: lo más importante es entender y proyectar los riesgos que pueden surgir en cada etapa del proceso y decidir qué necesita la empresa —por ejemplo, tecnología, personas o nuevos protocolos— para asegurarse de minimizar esos riesgos y lograr que la nueva operación sea lo más efectiva posible.

Recuerde: no existe una operación perfecta. Pero haciendo seguimiento y análisis constante de sus procesos y de la data que arrojan, su empresa puede estar mejor preparada para implementar cambios, ser más efectiva y acercarse a ella. Al menos durante un tiempo.

Rappi recomienda: dos estrategias efectivas para llevar a cabo su operación en una empresa en crecimiento.

Y en su caso, ¿ha hecho parte del cambio de una operación por alguno de estos 4 escenarios? ¿O por otro motivo, como la digitalización de un proceso? Cuéntenos en los comentarios cuáles han sido los retos, las preguntas y las soluciones que han surgido de esas situaciones. O díganos sobre qué tema relacionado quisiera saber más. Así, otras empresas pueden aprender de su experiencia y nosotros podemos darle más ideas al respecto.