De la norma a la estrategia. Consejos para hacer un contrato para freelance

Tarde o temprano, sin importar si se trata de una empresa grande o pequeña, lo más probable es que tenga que contratar un freelance. Piense, por ejemplo, en una sesión de fotos para el catálogo de una tienda por departamentos, en líneas de código para el desarrollo de un app, en un texto para darle personalidad a una página web o a los empaques de un producto. En todos estos casos, lo más seguro es que sea un freelancer quien termine haciendo el trabajo.

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Como en cualquier encargo creativo, los derechos de autor son un tema serio. Pensar lo contrario puede llevarlo a recibir un lunes cualquiera una demanda en el escritorio y hacerle perder tiempo y dinero. Por eso, es importante que tenga muy claro qué debe incluir a propósito de derechos de autor en la creación de un contrato por obra de encargo, como se conoce formalmente. Así su empresa está cubierta y se asegura frente a futuros riesgos al firmar un contrato para un servicio freelance.

Lo primero que debe saber es que los derechos de autor se dividen en dos: los derechos morales y los derechos patrimoniales. Los primeros reconocen al freelancer como creador de la obra, mientras que los segundos hacen referencia a quién tiene el derecho de usufructuar o sacar provecho comercial de esa creación. Es decir, que cuando una empresa contrata a un freelancer básicamente está comprando los derechos patrimoniales sobre el trabajo creativo que encargue, ya sea una fotografía, una video, un artículo, un diseño o el soporte de un software, por mencionar algunos ejemplos.

En ese sentido, lo más importante del contrato para freelance es definir el alcance de la cesión, es decir, hasta dónde el freelancer le va a ceder a la empresa los derechos patrimoniales sobre su creación a cambio del pago acordado. Las empresas, por su parte, deben dejar 3 temas muy claros para evitar inconvenientes en el futuro:

Es decir, dónde se va a utilizar la creación del freelancer. ¿Es solo en Colombia? ¿En Sudamérica? ¿A nivel mundial? Normalmente, la recomendación es que las empresas tengan una cláusula suficientemente amplia para estar más tranquilas.

Es decir, sobre qué formatos o soportes se va a reproducir la obra. ¿Se trata de unos pósters? ¿De un folleto? ¿De una página en Internet? ¿De un canal de televisión? Es muy importante dejar claro en qué medios la empresa va a utilizar el trabajo del freelancer.

Es decir, para quién más puede crear ese mismo trabajo. Esto es especialmente importante cuando hablamos de freelancers desarrollando código. Piense en una página web, en un software o en una app. Si el programador desarrolló un código único creado específicamente para usted y su negocio, es bueno dejar claro que no puede utilizarlo para vendérselo a terceros, y menos aún a la competencia. En ese caso, el valor del carácter único de ese desarrollo se perdería. Y con él se perdería también la ventaja competitiva que su empresa había creado.

Definir claramente qué puede hacer el freelance con el material que creó para usted y cuáles son exactamente los entregables, son otros dos temas importantes que debe tener en cuenta para la creación de un contrato para freelance o de obra por encargo. En el primer caso, la mayoría de freelancers van a querer utilizar en su portafolio las fotografías, videos o textos que crearon para usted, con el fin de promocionarse a ellos mismos y mostrar su trabajo. Es lo normal. En el contrato simplemente debería quedar establecido si pueden hacerlo, si está prohibido o si necesitan pedir una autorización expresa antes de hacerlo. En mi opinión, permitirlo es un gesto amistoso que alimenta una buena relación de trabajo, siempre y cuando no lo utilicen con fines comerciales o para venderlo a terceros.

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En el segundo caso, es importante dejar muy claro qué deben entregarle exactamente. En cuanto a las fotografías, por ejemplo, puede que quiera tener los negativos si se trata de una cámara análoga o que quiera absolutamente todas las fotos de la sesión. Puede que quiera todas las tomas de un video o que quiera todos los artes de un proceso de diseño. Y lo más probable es que si se trata de desarrollo de código para una página web, necesite los accesos y el código fuente para modificarlo cuando quiera. Lo importante es dejarlo muy claro desde el principio.

Por último, una recomendación: si bien no es obligatorio ni tiene que ver con el contrato, cada vez que su empresa encargue un trabajo creativo debería registrarlo en la Dirección Nacional de Derechos de Autor. ¿Por qué? Porque en caso de un futuro litigio, ese registro le da fuerza probatoria para decir que su empresa sí es dueña de los derechos patrimoniales sobre una obra. Se trata de un registro gratuito que puede hacer en línea o diligenciando un formulario, anexando todo el material, declarando quiénes son los titulares de los derechos morales y de los derechos patrimoniales de autor, y adjuntando el contrato que hizo con el freelancer creador de ese trabajo. Así está un poco más seguro.