Consejos para presentar el reporte de sostenibilidad de las empresas

El reporte de sostenibilidad es un informe anual que elaboran las empresas para mostrar de qué manera están cumpliendo su compromiso de generar impacto económico, social y ambiental. Además de dar a conocer esta información a sus grupos de interés, facilita a los negocios medir sus avances e identificar las tareas pendientes. Conozca qué precisiones hizo la Superintendencia de Sociedades sobre este tema y cómo impacta su negocio.

Tabla de contenido

• ¿Quiénes deben presentarlo?
• Los responsables del reporte en las empresas
• El momento idóneo para elaborarlo
• ¿Cuándo, por qué medio y a quién se le envía el reporte?
• Guías aplicables para hacerlo como un experto
• Consejos clave para tener en cuenta

¿Quiénes deben presentarlo?

En Colombia, con la promulgación de la Ley 1901 del 18 de junio de 2018, se creó la figura de Sociedad de Beneficio e Interés Colectivo (BIC) que puede adoptar voluntariamente cualquier empresa. Con esta se busca promover la adopción de prácticas de sostenibilidad en el sector privado.

Estas compañías, que actualmente suman 2.687 en el país según Confecámaras, deben escoger actividades a desarrollar por cada dimensión que propone este esquema (modelo de negocio, gobierno corporativo, prácticas laborales, prácticas ambientales y prácticas con la comunidad) y están obligadas a presentar un reporte anual sobre el impacto de las actividades realizadas y sus resultados.

Por otro lado, en noviembre de 2023, la Superintendencia de Sociedades emitió la Circular externa 100-000010 en la que hace recomendaciones administrativas sobre la presentación del reporte de sostenibilidad para empresas que no son BIC. La idea es que cuenten con un marco que les permita reportar de manera estandarizada su impacto en diferentes áreas de la sostenibilidad, sin que estén obligadas a hacerlo, explica Ximena Marín, socia fundadora de BA+ y experta en temas de sostenibilidad empresarial.

Las recomendaciones de la circular están dirigidas a empresas de los sectores de minería, manufactura, construcción, turismo y telecomunicaciones que están bajo vigilancia de la Superintendencia y que al 31 de diciembre del año anterior obtuvieron ingresos totales o activos iguales o superiores a 40.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes. También aplica a empresas que, aparte de pertenecer a los mismos sectores, cumplen con la totalidad de los requisitos señalados en el documento.

Los responsables del reporte de sostenibilidad en las empresas

Con respecto a quiénes son los responsables del informe dentro de cada empresa, la Superintendencia exige a las Sociedades BIC o a las empresas que tienen alguna certificación en materia de sostenibilidad, como las Empresas B, que tengan un doliente. Este puede ser el líder del sistema de gestión integral, talento humano, asuntos legales, o comunicaciones, según la estructura organizacional del negocio.

“Además del líder, que ocupa un rol crítico, es importante que exista un trabajo coordinado entre todas las áreas de la empresa y que estas hagan aportes para construir el reporte. De esta forma, tanto colaboradores como directivos se conectan con lo que la empresa está haciendo en términos económicos, sociales y ambientales”, afirma Marín.

También le puede interesar: Cómo mejorar el recaudo de cartera con inteligencia artificial

El momento idóneo para elaborarlo

Esperar hasta el último día para realizar el reporte es el error más grave que se puede cometer porque seguramente el apuro se reflejará en información imprecisa o no relevante. Lo más conveniente es realizar actualizaciones periódicas durante el año, a medida que se vayan obteniendo resultados, teniendo en cuenta cuándo se hizo el cambio a Sociedad BIC o según las fechas que exige la condición de cada empresa:

1. El reporte de las nuevas sociedades BIC abarca desde la fecha en que adquieren esa condición de manera oficial hasta el 31 de diciembre del año previo a la fecha de presentación del reporte. Por lo tanto, pueden empezar a realizarlo a partir del momento en que son notificadas de que adquieren la condición BIC.
2. Si la empresa ya está constituida como BIC, su reporte va del primero de enero al 31 de diciembre del año anterior. Entonces, se sugiere empezar la elaboración del reporte desde enero para no tener retrasos ni inconvenientes cuando llegue el momento de enviarlo a la Supersociedades.
3. Las empresas que desean elaborar su reporte de sostenibilidad aunque no estén obligadas a ello pueden elegir entre entregar un informe sobre las acciones desarrolladas en el año anterior, como las empresas BIC, o en un periodo de tiempo más amplio que puede incorporar lo corrido del año 2024.

¿Cuándo, por qué medio y a quién se le envía el reporte?

Para los obligados, el plazo para presentar el reporte de sostenibilidad ante la Supersociedades es el 31 de mayo. El documento debe cargarse a la plataforma Storm que tiene la entidad y también debe publicarse en la página web de la empresa que reporta o, en su defecto, en su local, vitrina o cartelera. El compromiso es hacerlo público para sus colaboradores, accionistas, proveedores, clientes y demás grupos de interés.

“El reporte debe ser lo más público posible para que los diversos grupos de interés conozcan los resultados en términos de sostenibilidad o buenas prácticas. No hay que olvidar que su apoyo es importante”, recalca la socia fundadora de BA+.

Es importante aclarar que previo a la presentación del reporte, tanto las Sociedades BIC como las demás empresas deben contar con la aprobación del mismo por parte de la junta directiva o asamblea de accionistas. Ese es un mecanismo de transparencia que indica que existe una alineación entre los directivos, la empresa y lo que se plantea en el informe. Esto es relevante si se tiene en cuenta que el reporte es un documento que no solo es clave para la toma de decisiones en materia de inversiones y políticas de compras, por ejemplo, sino también para la reputación de la empresa.

También le puede interesar: las ventajas y retos de vender por internet

Guías aplicables para hacerlo como un experto

Existen diferentes estándares de sostenibilidad o guías que no solo son de acceso fácil, sino completamente gratuitos, que las empresas pueden seguir para elaborar sus reportes. Esto se convierte en un incentivo más para elaborarlos.

En Colombia, en el 80% de los casos se emplean los Estándares GRI (Global Reporting Initiative), según Marín, porque son los más antiguos, detallados y transversales a todas las industrias. Estos abordan elementos de gobernanza, desempeño social y componente ambiental, y están divididos por capítulos, lo que permite cubrir de forma integral lo que sucede en la operación del negocio.

Otros, como la Evaluación de Impacto B, cuentan con una plataforma digital que facilita registrar respuestas en un cuestionario y revisar los avances. La Guía de Responsabilidad Social ISO 26000 y los estándares ASTM (American Society for Testing and Materials) son otras alternativas.

“En ocasiones se siguen al pie de la letra estas guías y se incluye información que no resulta relevante en los reportes de muchas empresas, por eso es conveniente ajustar los formatos a la medida de la empresa ya que el objetivo principal es comunicar con claridad lo que se hace y abrir oportunidades para continuar gestionando acciones atadas a la estrategia empresarial”, aconseja Marín.

Recomendaciones para tener en cuenta

Además de adaptar las guías para realizar el reporte, la experta de BA+ sugiere tener en cuenta estos puntos para que su elaboración fluya de manera adecuada:

1. La alta dirección debe estar comprometida con la estrategia de sostenibilidad y con el reporte, para garantizar que los responsables de elaborarlo tengan tiempo y recursos disponibles.
2. La estrategia y los resultados que se comunican en el reporte deben estar relacionados con los compromisos de sostenibilidad que asumió la empresa de manera concreta.
3. Es necesario definir un equipo de trabajo responsable de realizar el reporte, que esté conectado con el quehacer diario de la compañía.
4. El equipo debe definir cómo llevar a cabo el proceso, diseñar la metodología para recopilar datos representativos, comparables y replicables que den garantía de transparencia, y conectarlos estratégicamente. Esto incluye desde buscar fotos hasta historias reales relacionadas con los resultados.
5. Es importante determinar cómo se realizará la comunicación del reporte y apalancarse en los medios digitales para su difusión.

“La idea no es arrancar cada año desde el punto cero, sino mejorar el proceso de elaboración del reporte con cada entrega. Esta es la oportunidad para darse cuenta de que ya se ejecutan acciones de sostenibilidad, aunque no se les llame así, y de generar una ´colcha´ con información que facilite gestionar, coordinar y comunicar esas acciones para enfrentar los retos del entorno”, afirma Ximena Marín, socia fundadora de BA+.

De hecho, las empresas que elaboran y presentan el reporte de sostenibilidad tienen un valioso insumo para llegar al mercado con una prueba de que ofrecen productos o servicios con valor agregado que impactan positivamente al medio ambiente o las comunidades, encuentran mayores oportunidades de innovación en su modelo de negocio, cuentan con una “hoja de vida” que resulta útil cuando quieran insertarse como proveedoras en cadenas de suministro que privilegien la sostenibilidad y logran mejorar la percepción que tienen de ellas los clientes o grupos de interés al comunicarles sus acciones de triple impacto.