El recaudo con referencia una opción para mejorar la gestión de su Pyme

Todas las empresas, bien sean grandes, medianas o pequeñas, necesitan hacer seguimiento a los pagos que reciben de sus clientes para registrarlos en su contabilidad. Tener claro qué paga cada usuario y a qué corresponde cada depósito es fundamental para la organización de su negocio. Por eso, es indispensable contar con un sistema de recaudo eficiente. La pregunta es, ¿cómo lograrlo? Simple: teniendo al menos un servicio de recaudo con referencia.

Con el fin de ayudarle a mejorar su gestión financiera, la relación con sus clientes y su operación en general, le explicamos en qué consiste el recaudo con referencia, qué opciones tiene a su disposición y cómo contribuye al crecimiento de su negocio.

A diferencia del recaudo básico, en el que usted obtiene dinero de sus clientes sin identificar, el recaudo con referencia le da la posibilidad de conocer todos los datos que desee de la transacción, como nombre de la persona que la hizo, fecha, modo de pago, concepto y cifra del mismo. Esto ocurre gracias a que el banco le asigna a cada uno de sus clientes una referencia única, con el fin de obtener información confiable y segura.

[Descubre qué inconvenientes puede traerle un recaudo básico]

Con el recaudo con referencia, su pyme puede conciliar de forma casi inmediata las consignaciones y transferencias recibidas con las facturas que tenga pendientes, lo cual es una excelente noticia. Imagine que su sistema de cartera se actualizará de forma inmediata y que no tuviera dudas sobre quién le pago y quién no. Eso influye positivamente en todo el negocio.

Ahora bien, para garantizar la calidad de los datos recolectados existen diversas funcionalidades que complementan el recaudo, en las que banco y pyme trabajan de la mano. Aquí le mostramos dos de las principales:

• La validación con base de datos

Una de las formas más sencillas y usadas es la validación de los pagos con una base de datos interna. ¿Cómo funciona? Su pyme debe enviar periódicamente un documento actualizado con el estado de cuenta de cada cliente. Cuando un usuario realiza un pago, bien sea en una sucursal, un corresponsal bancario o en un canal digital, el banco se encarga de corroborar el monto que debe pagar con el documento que usted mandó previamente.

Pongamos un ejemplo. Usted es dueño de un colegio y necesita organizar su sistema de recaudo. Así que le da al banco un documento con la información de todos los papás de sus alumnos y la cifra de la matrícula que deben pagar. En una ocasión, uno de los padres decide cancelar no uno, sino varios meses al mismo tiempo.

En estos casos, el banco actualiza la información de ese cliente y le hace saber qué meses pagó. Así no tendrá ningún inconveniente y no le cobrará a un padre un mes que ya pagó por adelantado.

• La seguridad de una tarjeta empresarial de recaudo

Otra funcionalidad usada frecuentemente en el recaudo con referencia es la tarjeta empresarial. Con esta opción, usted puede darle a cada uno de sus clientes o afiliados una tarjeta con un código de barras que lo identifica y que debe presentar al momento de realizar el pago. Además, puede personalizarla con el logo e imagen de su pyme, lo cual es un detalle que aumenta la credibilidad y confianza de sus clientes.

Esta tarjeta es una opción que le ofrece una seguridad mayor a las empresas, ya que la referencia es numérica, está contenida en el plástico y no depende de verificaciones con documentos externos.

Algunas de las compañías que utilizan esta opción de recaudo suelen ser inmobiliarias, colegios, conjuntos residenciales y cualquiera que necesite que sus clientes realicen pagos recurrentes.

[Conozca más del recaudo con código de barras en nuestra infografía]

Para finalizar, recuerde que usted decide con qué funcionalidad desea complementar el recaudo con referencia y elegir qué modelo de cobro desea pactar con el banco. Además, su recaudo se complementará con otras soluciones que le facilitarán la gestión y le ayudarán a tener el control de quién y de qué forma paga, disminuir los errores humanos que pueden afectar la información del recaudo, tomar decisiones más acertadas y consultar en tiempo real el monto del dinero recibido. Todo con el fin de hacer a sus clientes más felices y contribuir con el crecimiento de su pyme.

Además de los estilos de recaudo que le presentamos aquí, existen diversas tecnologías que le permiten recibir pagos a través de canales digitales de forma más eficiente y fácil. Conozca cuáles son y cómo pueden robustecer su sistema de recaudo con nuestra guía Recaudo en línea: las herramientas que le ahorran tiempo y esfuerzo.