¿Se dedica a la administración de conjuntos residenciales? Use las mismas herramientas que usan las pymes más eficientes

La gestión de un conjunto residencial se parece mucho a la de una pyme. Y el rol del administrador es casi igual al de un director ejecutivo. Piense por un momento: tiene que asegurar que todas las personas cumplan con las cuotas debidas, pagar a los proveedores, demostrar que el dinero que entra se está usando adecuadamente, informar cualquier problema que se presente a toda la comunidad y buscar la armonía entre los vecinos.

El problema en la administración de conjuntos residenciales es que, en la mayoría de los edificios o conjuntos, los administradores hacen estas tareas de manera muy informal: identifican los pagos de los residentes manualmente, pegan noticias en carteleras que casi nadie ve o reciben quejas constantes porque comunicarse con la gerencia es casi imposible. Si usted está en este papel, sabe muy bien a lo que nos referimos.

Pero para su tranquilidad, existen soluciones diseñadas para ayudarle a mejorar el trabajo diario y formalizar su rol, que mezclan las ventajas operativas de la banca virtual con las facilidades del mundo digital. Le mostramos cómo estas herramientas le quitarán miles dolores de cabeza.

Una de las actividades más importantes de la administración de conjuntos residenciales es el manejo de la plata y el cuidado que se debe tener, en especial cuando se registran los pagos de los residentes. Si no hace esto con mucha atención generará una crisis financiera o malentendidos en la comunidad. Y seguramente no desea que esto ocurra.

Para que este proceso no sea una carga mes a mes, lo mínimo que debe tener es un recaudo con referencia que le permita saber quién le pago y cuándo. Al cargar la base de datos en un portal empresarial, el servicio actualizará su sistema de cartera automáticamente y así no pasará horas haciendo la conciliación entre el

dinero recibido y las cuotas pendientes. Sabrá sin equivocaciones quién debe consultándolo desde su celular o computador. Además, los residentes podrán pagar a través de PSE, corresponsales bancarios e incluso tarjeta de crédito; algo que les facilitará estar al día y no atrasarse en sus responsabilidades.

Si quiere que su rol como administrador sea todavía mejor, piense en cómo hacer rendir los recursos. Puede solicitar cuotas extraordinarias a los residentes de vez en cuando y sugerirles que se guarde una parte en un instrumento financiero. Recuerde que actualmente existe una ley (Ley 675 de 2001) que afirma que los edificios o conjuntos del Régimen de Propiedad Horizontal deben crear un Fondo de Imprevistos. Así que es mejor que lo tenga en cuenta en su planeación financiera.

Un ejemplo de un instrumento financiero que le pueda dar rendimientos es un CDT a nombre de la comunidad que le garantice tener siempre una reserva, en dado caso de que algo inesperado suceda. Eso sí, al tener un CDT debe planear muy bien en qué momento desea retirar el dinero o, si no lo sabe con certeza, establezca unos tiempos estimados para que tenga a la mano la plata que necesita cuando la comunidad lo requiera.

Encontrar al administrador para presentar una queja o proponer una iniciativa es algo casi imposible para los residentes. Si lo buscan en las noches, su horario de trabajo ya terminó. Y si usted quiere oír sus peticiones durante el día, ellos no están. Se sienta o no identificado con esta situación, la comunicación es uno de los desafíos más grandes que afronta.

Pues bien, para que las noticias sean leídas y todos estén informados de cualquier inconveniente, arreglo, novedad o evento debe aprovechar la inmediatez de lo digital. Imagínese subir clasificados a una herramienta virtual y que los residentes los lean desde su celular. O que lo contacten cuando quieran a través de un chat exclusivo. Ahora puede hacer esto fácilmente y evitar descontentos innecesarios para que su gestión en la administración de conjuntos residenciales sea eficaz y moderna.

Como puede ver, administrar un edificio no es nada sencillo y puede ser tan desafiante como liderar una pyme. Lo bueno es que ahorita los servicios de recaudo, ahorro, clasificados y chat, que muchas veces usan las empresas, puede tenerlos en un mismo sitio y acceder a ellos con solo unos clics, algo que antes no era posible. O bueno, no estaba disponible para su rol. Es momento de que aproveche las ventajas tecnológicas y esté tranquilo con la gestión que realiza y mantenga a los residentes satisfechos con lo que sucede en el lugar en el que viven.