Lista actualizada de las mejores herramientas para gestión de proyectos 2023

La gestión de proyectos es también conocida como Project Management y hace referencia a las perspectivas teóricas y prácticas que pueden ser aplicadas para administrar, diseñar y orientar todos los esfuerzos de un proyecto empresarial. Es en este punto donde entran las herramientas de gestión de proyectos a apoyar tecnológicamente el cumplimiento de metas.

Las herramientas de gestión de proyectos están orientada a la estimación, administración y cumplimiento de unos objetivos específicos que, por lo general, son medibles, alcanzables y realistas. La gestión de proyectos, entonces, es útil para planear, monitorear y administrar la realización de tareas dentro de una organización.

Tabla de contenido

1. Objetivos de la gestión de proyectos

2. 5 herramientas imprescindibles para gestionar proyectos

• Notion
• Slack
• Trello
• Miro
• Asana

La gestión de proyectos es importante porque ayuda a crear equipos felices y motivados que conocen muy bien su trabajo, logrando que den lo mejor de sí y garantizando que se entreguen las cosas de manera correcta y que se ofrezca un retorno real de la inversión. Algunos de los objetivos de las herramientas para gestión de proyectos son:

· Gestionar el arranque y evolución de los proyectos

· Administrar y resolver problemas que puedan darse durante el proceso

· Facilitar las tareas de finalización y aprobación del proyecto

Sin la gestión de proyectos, los equipos de trabajo y los clientes están expuestos a una gestión caótica, objetivos poco claros, falta de recursos, planificación poco realista, alto riesgo, resultados de baja calidad, proyectos que superan el presupuesto y entregas tarde.

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Esta aplicación de productividad es ideal para gestionar la planificación de su negocio de manera ordenada y eficiente. A diferencia de otras aplicaciones similares, Notion ofrece una amplia gama de posibilidades, como la capacidad de crear listas, notas, tareas, hojas de gastos, bases de datos, tablas y mucho más. Además, cuenta con la función de filtros de navegación para facilitar la búsqueda de información. Una gran ventaja de Notion es que es gratuita, aunque también existe una versión de pago que permite acceder a funciones más avanzadas.

Algunas de las características de Notion son:

• Esta herramienta tiene la capacidad de gestionar una variedad de tareas y contenidos de distintos tipos.
• Su uso de listas y tablas le permite ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia.
• Es personalizable para adaptarse a sus necesidades específicas.
• Puede integrarse con aplicaciones de trabajo colaborativo para mejorar la coordinación del equipo.
• Le permite centrarte en la actividad que desees priorizar.
• También puede acceder a datos en tiempo real.
• Su sistema es adaptable para su uso tanto en dispositivos móviles como en computadores.

Esta herramienta está enfocada en la comunicación, sin embargo, también puede ser muy útil para la organización de tareas y la colaboración entre equipos. Slack puede convertir los espacios de trabajo en flujos productivos, mejorando así la eficiencia y la eficacia de los procesos internos de su pyme. Es muy versátil y se adapta fácilmente a diferentes tipos de organizaciones, gracias a su capacidad para simplificar el trabajo y reducir los cuellos de botella. Además, Slack cuenta con una excelente capacidad para integrarse con otras plataformas o soluciones, lo que lo hace aún más útil y valioso para cualquier equipo de trabajo.

Precios: el plan gratuito de Slack es una buena opción para pymes pequeñas, sin embargo, si sus límites de mensajes, llamadas, integraciones y espacio en la nube afecta sus procesos, lo mejor es adquirir cualquiera de los planes pagos, que, actualmente, llegan hasta los 12,50 USD.

Trello es una herramienta de gestión de proyectos muy intuitiva y fácil de utilizar. Trello le ayudará a gestionar proyectos personales o profesionales gracias a sus diferentes funciones, como la administración de etapas. Algunas de las características de Trello son:

• La plataforma está disponible en dos idiomas: inglés y español
• Cuenta con diferentes plantillas para una variedad de proyectos, ya sean negocios, educación o productividad personal.
• Posibilidad de personalizar las etapas de flujo de trabajo para reflejar el proceso real.
• Se generan movimientos simples de tarjetas, a través de las etapas de flujo de trabajo.

Precios: gratis, solo para hasta 10 tableros, tarjetas y listas personales ilimitados y planes de pago desde 9,99 USD por usuario al mes.

Miro es una herramienta que funciona como una pizarra virtual digital rápida y fácil de usar, con el fin de facilitar la colaboración entre cualquier equipo de trabajo en cualquier momento y en cualquier lugar.

La plataforma de Miro cuenta con las siguientes especificaciones:

• Notas adhesivas, marcadores digitales y formas.
• Diferentes plantillas prediseñadas como mapas de historias de usuario, diagramas fishbone y mapas mentales.
• Tiene la posibilidad de invitar a otros usuarios a su pizarra virtual para las lluvias de ideas, tomar notas y hacer un seguimiento de los proyectos.
• La plataforma es muy rápida y esto permite que muchas personas trabajen al mismo tiempo.
• Miro le ofrece integraciones con aplicaciones como Jira, Trello, Zoom, Slack, haciendo que resulte más fácil centralizar todas las partes móviles de su proyecto.

Precios: gratuita.

Asana es, sin duda, una de las herramientas de gestión de proyectos más populares debido a su interfaz limpia y fácil de usar. Es una herramienta “todo en uno” que permite crear tableros e informes para realizar un seguimiento de las tareas terminadas y las que requieren atención.

La plataforma de Asana cuenta con las siguientes especificaciones:

• La plataforma está disponible en dos idiomas: inglés y español.
• Capacidad de crear plantillas para automatizar tareas cotidianas.
• Posibilidad de colaborar y compartir información con todo el equipo de trabajo.
• Tiene la opción de establecer controles de seguridad y asignar administradores.
• Cuenta con campos de proyectos personalizados.

Precios: gratis solo para proyectos de hasta 15 personas y planes de pago a partir de 10,99 USD por usuario al mes.

Tenga en cuenta las necesidades de su empresa para que la herramienta de gestión de proyectos que elija sea un apoyo y no un dolor de cabeza, de esta manera va a mejorar el rendimiento de su equipo de trabajo y tendrá un cliente satisfecho.

Fuentes consultadas:

Hubspot, 31 herramientas de gestión de proyectos destacadas para 2022

Lancetalent, 8 Herramientas Para La Gestión De Proyectos Profesionales

Hormigasenlanube, las 20 mejores herramientas de gestión de proyectos para emprendedores digitales y pequeños negocios

Lorena Paez, ¿Qué es Notion? La mejor app de productividad que organizará tu vida