Guía práctica para realizar la asamblea de accionistas

ENERO/ 25 /2024

Antes del próximo 31 de marzo las empresas y las entidades sin ánimo de lucro (ESAL) deben convocar y realizar la asamblea general de accionistas o junta de socios, un espacio clave para conocer la evolución de las operaciones y tomar decisiones críticas en temas como endeudamiento, emisión de acciones, nombramientos de nuevos directivos, entre otros.

Tabla de contenido

• ¿Para qué se hacen las asambleas de accionistas?
• ¿Quiénes deben convocar la asamblea de accionistas?
• Quórum para tomar decisiones
• Evite riesgos de ineficacia
• Paso a paso de una asamblea de accionistas
• Qué hacer después de la asamblea de accionistas

Al respecto, Martín Emilio Ramírez, especialista en derecho comercial con MBA y socio de la firma Galo Estudio Legal, indica que estas asambleas fueron creadas por ley para permitir que los accionistas de empresas, los copropietarios de inmuebles bajo el régimen de propiedad horizontal, y los afiliados de asociaciones o gremios conozcan cómo fue el desempeño financiero y las ejecutorias de proyectos.

¿Para qué se hacen las asambleas de accionistas?

“Este es el espacio propicio -dice el experto- para que los accionistas minoritarios ejerzan su derecho de inspección sobre la información contable y jurídica, la correspondencia y los contratos firmados por el representante legal, un derecho que no se ejerce en cualquier momento”.

Esta asamblea es clave para aprobar los estados financieros que las sociedades deben presentar ante los órganos de control y las cámaras de comercio para renovar su matrícula mercantil antes del último día hábil de marzo. También son el soporte para la presentación del impuesto de renta del año 2023 y para gestionar devoluciones tributarias.

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¿Quiénes deben convocar la asamblea de accionistas?

De acuerdo con el Código de Comercio, las asambleas las deben hacer las sociedades por acciones simplificadas (SAS), las sociedades anónimas (SA), las sociedades limitadas (Ltda) y las sociedades en comandita. Así mismo, las entidades sin ánimo de lucro (ESAL) como fundaciones, corporaciones, gremios y copropiedades sometidas al régimen de propiedad horizontal deben cumplir con este requisito.

El responsable de realizar la convocatoria es el representante legal, quien tendrá en cuenta lo determinado en los estatutos para enviar esta convocatoria, aunque usualmente se debe realizar con 15 días hábiles de antelación, de acuerdo con lo establecido en el Código de Comercio. En las SAS los tiempos establecidos pueden ser como mínimo 5 días hábiles.

Vale la pena señalar que en los términos de la convocatoria no se incluyen el día en que se envía la invitación ni el día en que se realiza la Asamblea.“Además, se toman como días hábiles aquellos en los cuales el área administrativa trabaja, es decir que si esta área trabaja de lunes a viernes esos serán hábiles. Cuando trabajan de lunes a sábado, entonces se incluirá este día como hábil”, explica el abogado.

La forma de convocatoria debe ceñirse a lo determinado en los estatutos, pero si no está determinado de manera específica, la ley establece que se deben realizar las notificaciones a las direcciones electrónicas registradas de los accionistas o afiliados, o enviar invitación física a la dirección registrada.

Esta convocatoria debe contener el orden del día, lugar, fecha y hora de la asamblea. Cuando se tiene previsto hacer la asamblea de manera virtual, se debe incluir el link de conexión a la reunión.

Quórum para tomar decisiones

Ya en la asamblea o junta de accionistas, el primer paso es verificar quórum con los asistentes mediante el llamado a lista. Vale la pena señalar que una cosa es el quórum deliberativo, con el cual se pueden discutir temas clave de la asamblea, y otra es el quórum decisorio, que requiere de mayoría calificada para la toma de decisiones.

Según Martín Emilio Ramírez, de Galo Estudio Legal, “usualmente se puede deliberar con más del 50% de los socios, pero las decisiones sí requieren de un quórum mayor al 70%, incluso en algunos casos en los estatutos se establece el 90% de quórum para decisiones relacionadas con temas críticos como reformas estatutarias”.

Si no se logra el quórum, se tendrá que hacer una segunda convocatoria en la cual se tomarán las decisiones con los accionistas que asistan, independientemente de si se logra o no el quórum decisorio.

Evite riesgos de ineficacia

Aunque suena muy sencillo el protocolo de las asambleas de accionistas, Ramírez advierte que para garantizar la validez de las decisiones tomadas en dichos espacios es clave tener en cuenta estos aspectos:

1. Garantizar el cumplimiento de los tiempos legales para la convocatoria.

2. Realizar la asamblea en el domicilio de la sociedad, que es la ciudad en la cual está registrada la empresa.

3. Adjuntar el link de conexión si se va a realizar una asamblea por medios virtuales.

4. Verificar los requisitos estatutarios o legales para contar con quórum deliberativo y quórum decisorio.

De no tenerse en cuenta, se puede generar la ineficacia de las decisiones tomadas, es decir que pierden validez aunque hayan sido aprobadas por la mayoría de los accionistas.

Paso a paso de una asamblea de accionistas

Llegado el día de la asamblea es importante tener preparado el minuto a minuto de la reunión, disponer de un espacio ventilado y agradable para el encuentro, contar con bebidas y algunos bocadillos para los asistentes, suministrarles también materiales para tomar notas y copias de los informes financieros a los cuales tuvieron acceso durante el periodo en que pudieron ejercer su derecho de inspección.

También es importante probar con antelación los medios virtuales con los cuales va a realizar la comunicación con los accionistas que no asistan de manera presencial. De ser posible, contar con un proyector y computador de respaldo ayuda a estar preparados ante cualquier eventualidad técnica.

A continuación presentamos una guía sencilla para desarrollar el orden del día de su asamblea de accionistas:

1. Verificación y llamado a lista:

En voz alta una persona debe hacer la verificación de los asistentes con nombre y apellido.

2. Elección del presidente y secretario de la asamblea:

Estos roles son fundamentales para la validez de las decisiones que se toman pues deben firmar el acta de asamblea para dar fe de lo que allí ocurrió. Aunque en los estatutos puede estar establecido que el gerente puede ejercer como presidente de la asamblea, lo usual es que este rol lo asuma cualquiera de los asistentes. El secretario/a se encargará de tomar nota de las deliberaciones y decisiones y también deberá firmar el acta.

3. Lectura y aprobación del orden día:

Se debe aprobar por mayoría, aunque los asistentes pueden proponer que se incluyan otros temas de su interés.

4. Dictamen del revisor fiscal:

Este se puede realizar antes o después de la presentación de los estados financieros de la empresa y permite contar con una opinión de una persona imparcial que ha revisado los informes y emite un concepto señalando puntos que deben ser evaluados por la Asamblea porque pueden afectar las solicitudes de crédito ante entidades financieras e incluso ante un requerimiento de la Dian.

5. Presentación de los informes financieros:

Usualmente lo realiza el director financiero de la empresa o el gerente.

6. Presentación del informe del gerente:

Esta es la rendición de cuentas que sustenta el desempeño financiero de la empresa, indica las situaciones que enfrentó durante el periodo del informe así como las decisiones que se tomaron en la gerencia y los resultados de las mismas. También presenta un panorama general de lo que espera la gerencia para el siguiente periodo fiscal.

7. Presentación del proyecto de distribución de utilidades:

En este punto se hace la propuesta de distribuir o no utilidades, teniendo en cuenta el desempeño financiero. También se pueden presentar proposiciones para reinvertir las utilidades en función de apalancar los planes de la empresa para el nuevo año fiscal.

8. Nombramientos:

Se puede proponer el nombramiento de nuevos miembros de junta directiva o de revisor fiscal.

9.Varios:

Se deben revisar los temas adicionales que los accionistas desean discutir en la reunión.

Tenga en cuenta que en cada punto el secretario o el presidente debe solicitar la aprobación de los accionistas para los informes o propuestas presentadas, de tal forma que cada uno de los literales del orden del día tenga registrado el resultado de esta votación. También es viable que los accionistas se abstengan de aprobar los informes, y esto debe quedar consignado en el acta de la reunión.

Qué hacer después de la asamblea de accionistas

Una vez concluya la asamblea, se recomienda leer el acta ante los asistentes, esto no implica dar el detalle de los informes presentados, sino los comentarios que los accionistas solicitan registrar en el acta y las decisiones tomadas con el porcentaje del quórum que las tomó, así como el registro de quienes se abstuvieron de votar o votaron en sentido contrario.

El presidente y el secretario deben revisar el acta para validar que todo lo consignado corresponde a lo ocurrido en la asamblea y proceder a firmarla. Este documento se debe adjuntar para realizar el registro de ciertas decisiones ante la cámara de comercio correspondiente, por ejemplo, cuando se toma la determinación de emitir acciones, capitalizar la empresa, nombrar de un nuevo revisor fiscal, entre otras.